مقالات

سیستم جامع برنامه ریزی منابع سازمانی

By مهر ۵, ۱۳۹۵ No Comments

(Enterprise Resource Planning )

مقدمه :
چرخش سریع و صحیح اطلاعات در سازمانهای بزرگ و سوق دادن فعالیتها و تصمیم گیریهای لحظه ای و بعضا” سلیقه ای به سمت سیستمهای مبتنی بر
استانداردهای متداول و پذیرفته شده ، یکی از مهمترین عوامل موفقیت سازمان به حساب می آید.اصولا” دامنه اطلاعات و داده هائیکه در کارخانجات و سازمانهای بزرگ بایستی مبادله شوند به حدی است که نمیتوان در غیاب یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه به صحت آن اطمینان داشت و غالبا” گزارشات استحصالی تحت تاثیر شرایط خاص و تفسیرهای مختلف تهیه کنندگان متفاوت و مغایر می باشدو احتمالا” مدیریت را در تحلیل داده ها و اتخاذ تصمیم مناسب گمراه می کند.
امروزه پیشرفت فن آوری ارتباطات و اطلاعات ، اقتصاد دیجیتالی و تجارت الکترونیکی را به دنیا هدیه کرده و این پدیده جدید عرصه رقابت برای ماندن در چرخه اقتصاد را بسیار تنگ و سخت کرده است. در چنین شرایطی تنها سازمانهایی یارای ماندن و پیروز شدن را دارند که خود را برای این چالش آماده کرده و با سرعت و زیرکی ابزارهای لازم برای پذیرش تحول را در اختیار بگیرند.
برای مکانیزه کردن سازمان بصورت یکپارچه یعنی ایجاد سیستم های اطلاعاتی جامع راههای مختلفی وجود دارد ، بعنوان مثال ، مطالعه همه جانبه گردش اطلاعات و فرآیندهای کاری در سازمان و سپس طراحی بانک های اطلاعاتی و نهایتا” با برنامه نویسی، سیستم های مورد نیاز تولید می شوند. روند فوق بسیار زمانبر وهزینه بر است. اما با انتخاب بسته های نرم افزارهای ERP می توان راه میانبر را انتخاب کرد و از مزایای آن بهره مند شد. در این روش به جای برنامه نویسی و ایجاد سیستم های اطلاعاتی مخصوص یک سازمان ، از سیستم های اطلاعاتی و برنامه های استاندارد از پیش آماده شده استفاده می شود.
ERP یا Enterprise Resource Planning به معنای برنامه ریزی منابع سازمانی (بنگاه اقتصادی ) که مفهوم ساده این کلمات عبارت است از »یک راه حل نرم افزاری که می کوشد کلیه فعالیت های واحد های مختلف سازمان (اعم از صف و ستاد) را بطور یکپارچه در یک سیستم نرم افزاری واحد تعریف و ایجاد نماید، بنحویکه آن واحدها بتوانند نیازهای کاری و اطلاعاتی خود را از آن دریافت نمایند « اما از نظر علمی ERP مجموعه نرم افزار و سیستمی است که فرآیندهای کاری یک سازمان رابابکارگیری محیط کاری یکپارچه ، داده ها و بانک اطلاعاتی یکپارچه و زبان برنامه ریزی یکپارچه در زمینه های مالی / فروش / خرید / انبارها / تولید ومنابع انسانی مکانیزه می کند.

مجموعه نرم افزارهای ERP نتیجه بیش از ۴۰ سال تجربه و سعی و خطا است و بدلیل بهبود مستمر در تکنیک های موجود در مدیریت سازمان ها و رشد سریع تکنولوژی اطلاعات ، این مجموعه نرم افزار نیز به همراه آن رشد کرده و روند تکاملی خود را طی کرده است. این بسته های استاندارد به راحتی در هر سازمان در زمان نسبتاکوتاهی که فقط برای بومی سازی سیستم صرف خواهد شد قابل پیاده سازی و بهره برداری می باشد.
شرکت سهامی ذوب آهن اصفهان در راستای ایجاد سیستم های اطلاعاتی یکپارچه به دلیل ویژگیهای ERP این ابزار را بعنوان گزینه برتر برای سیستم اطلاعات مدیریت کارخانه برای اولین باردر کشور بعنوان یک پروزه مستقل سازماندهی و اجراء کرده است و هم اکنون در مرحله عملیاتی کردن این مجموعه در کلیه واحدهای تولیدی ، پشتیبانی ، و ستادی می باشد.
به منظور آشنایی همکاران / دانشجویان و علاقمندان با مفاهیم بنیادی در سیستم های اطلاعات مدیریت و سیر تکاملی آنها و جایگاه ERP و توانمندیهای آن ، مجموعه مقالاتی در طی دوره پیاده سازی سیستم ERP تدوین شده که در هفته نامه آتشکار ذوب آهن ، سایت ذوب آهن ، همایش ها و مجلات کامپیوتری انتشار یافت به منظور استفاده علاقمندان تمامی آن مقالات در این مجموعه آورده شده است.

در پایان از دوستان و همکاران عزیزم که اینجانب را در تهیه این مجموعه یاری کردند صمیمانه تشکر می کنم و امیدوارم این تلاش جمعی مورد رضای حق تعالی قرار گیرد .

 اهمیت سیستم های اطلاعات مدیران :

امروزه اطلاعات عامل اصلی کسب قدرت است و تسلط واقعی در جهان کنونی ، تسلط اطلاعاتی است دستیابی به ماده و انرژی و تبدیل آن به محصـول ، پایـه هـایقدرت در جامعه های سنتی به شمار می آید و امروزه مهمترین مشخصه جامعه قدرتمند اولویت دادن به اطلاعات و استفاده بهینه از آن است و به جرأت می توان گفت پیشرفت و توسعه نمودی عینی از کاربرد اطلاعات می باشد.
زیباترین و موثرترین جلوه اطلاعات در مدیریت تجلی می یابد که ثمره اصلی آن تصمیم گیری و راهبرد سازمانهاست. اطلاعات مدیران تنها ابزاری است که آنهـا را دراتخاذ تصمیم یاری می کند . مدیران با دریافت اطلاعات و پردازش آن به شناختی دست می یابند که براساس آن گزینه های ممکن در حل مسائل را تشـخیص داده ومناسب ترین آنها را انتخاب می کند و در حقیقت سرعت عمل مدیر در تصمیم گیری و درستی تصمیم او بستگی کامل به کم و کیف اطلاعاتی دارد که در دسـترس اوقرار میگیرد.
اطلاعات در مدیریت امور فردی و خانوادگی نیز نقش اصولی یافته و پیشرفت انسان و بهره برداری مناسب در زمان و منابع در اختیار فرد ، ارتبـاط مسـتقیم بـا حجـماطلاعات جذب شده وی دارد.
امروزه توسعه و پیچیدگی سازمانهای تخصصی ، مدیریت سنتی گذشته را غیر کارآمد ساخته و سیستمهای اطلاعات مدیریت MIS ، پدیده ای است که می توان آن را مشخصه گذر از مدیریت سنتی به مدیریت مؤثر جدید دانست . مدیران سنتی با حضور فیزیکی در محیط سازمان به کسب مستقیم اطلاعات می پردازد و با آزمون و خطا روشهای مورد نظر را تجربه میکنند. شبکه اطلاعاتی آنها به تعداد اندکی از افراد مورد اعتماد که در نقاط حساس گمارده می شوند محدود میگرددو گـاه نفـوذ دراین گونه شبکه های اطلاعاتی امکان خط دهی به مدیران را فراهم می سازد. این مکانیزم کسب اطلاعات پاسخگوی شرایط پیچیده حاضر نیست و نمی تواند در برخورد با مسائل بغرنج صرفاً به ذهنیات و یا گزارشات محدود اقوال دست اندرکاران متکی شد.
اداره امور به شیوه های موثر و کارآمد مستلزم پردازش حجم انبوهی از اطلاعاتی گوناگون است که با آهنگی سریع رشد کرده و تحلیل آنها را دشوارتر می سازد . نگرش سیستمی به جهت جامعیت بالقوه به یکپارچگی و هماهنگی اطلاعات موجود در سازمان انجامیده و نمود نگرش سیستمی به سازمانها به استقرار سیستمهای اطلاعـاتمدیریت MIS منجر می گردد . این سیستمها که از جمع آوری و سازماندهی داده ها شروع و به تولید اطلاعات ، سطح بنـدی و انتقـال آن بـه مـدیران مـی انجامـد، همچون ناظری مقتدر در تمامی سطوح سازمانها حضور یافته و حیطه معرفتی مدیر را توسعه داده بینش وی را برای اتخاذ تصمیمات صحیح مهیا می سازد.
لازم به توضیح است که سیستم های اطلاعات مدیریت همپای تحول در شیوه های مدیریتی متحول و پاتر تر شده اند تا بتوانند نیازهای مدیریت مـوثر قـرن حاضـر راتامین کنند.

 تجزیه وتحلیل کلمه های سیستم / داده/ اطلاعات / پردازش:

درمقالات وکتاب های مختلف اسامی متفاوتی برای سیستم های اطلاع رسانی جامع آورده شده است ازجمله:
 Management Information System – MIS سیستم های اطلاعات مدیریت
 Decision Support System – DSS سیستم پشتیبانی تصمیم گیری
 Enterprise Resource Planning – ERP برنامه ریزی منابع سازمانی
 سیستم اطلاعات استراتژیکStrategic Information System – SIS درنهایت همه این عناوین دلالت بر سیستم های اطلاع رسانی جامعی است که مدیران را در رهبری سازمان وتصمیم گیری ودستیابی به اهداف یاری می رساند.اگر چه اصطلاح MIS از دهه ۱۹۶۰ به کاربرده شده اما هنوز درباره مفهوم آن یک توافق جهانی وجود ندارد برای درک بهتراین ا صطلاح تعاریف زیر رامطرح می کنیم.
 System سیستم
به مجموعه ای از اجزاء که با یکدیگر در تعامل باشند وهدف خاصی را دنبال کنند سیستم می گویند با توجه به این تعریف یک سیستم اولا بیش از یک عضو دارد ثانیا اجزاء وقطعات یک سیستم باید باهم ارتباط منطقی داشته باشند به عنوان مثال ساعتها ، ماشین ها ودوچرخه ها همگی سیستم می باشند زیرا بیش از یک قطعه دارند وقطعات نیز با هم ارتباط منطقی دارند اما یک صخره نمی تواند یک سیستم باشدلازم به توضیح است یک ساعت مچی خراب که دیگرزمان صحیح را نشان نمـی دهـدنیز یک سیستم است ولی یک سیستم معیوب مانند سازمانی که درست عمل نمی کند.
مورد دیگری که در تعریف سیستم قابل تامل است قصد مشترک برای دستیابی به یک هدف می باشد هر سیستم برای دستیابی به یک یا چند هدف طراحی مـیشود وتمام اجزاء به جای دستیابی به اهداف شخصی برای دستیابی به اهداف کل سیستم فعالیت می کنند.
سیستم هایی که شامل انسان می باشند(مانند سازمانها )برخلاف سیستم های مکانیکی از پیچیده گی
زیادی برخوردارند زیرا انسان ها در فرهنگ ، خلق وخو ، روابط انسانی و ….. متفاوتند همه این موارد بر روی عملکرد سیستم های انسانی اثر میگذارند وکارمـدیران درسیستم های انسانی برای دستیابی به اهداف سازمان به مراتب مشکل تر خواهد بود.

Processing پردازش / Information اطلاعات / Data داده 
اطلاعات به داده های خامی گفته می شود که بعد از پردازش نتیجه خاصی را ارائه دهند. افراد زیادی داده واطلاعات را به جای هم بکار میبرند این مسئله در مکالمات غیر رسمی قابل قبول است ولی باید بین این دو تفاوت قائل شد .داده چیزی است که برای تصمیم گیری ، محاسبه ویا اندازه گیری مورد استفاده قرار مـی گیـرد . بـهعنوان مثال داده ممکن است تعداد ساعت کارکردهر یک از کارکنان شرکت باشد وقتی این داده ها پردازش شد می تواند به اطلاعات منجرشود برای نمونه وقتی ساعت کارکرد هر یک از کارکنان در نرخ دستمزد ساعتی وی ضرب شود حاصل آن درآمدناخالص فرد خواهد بود و وقتی درآمد هـای ناخـالص کلیـه کارکنـان بـا هـم جمـعشودحاصلجمع عبارت است از کل مبلغ قابل پرداخت شرکت به کارکنان . حال این ارقام یک اطلاعات برای مدیر شرکت به حساب می آید پس اطلاعـات بـه مـدیرچیزی رامی گوید که وی قبلا نمی دانسته است.نکته قابل توجه در بحث داده و اطلاعات این است که اطلاعات استخراج شده از یک سیستم می تواند داده ای برای سیستم دیگر منظور شوددر مثال قبل ارقام مجزا برای هر یک ازکارکنان اطلاعات به حساب می آیند زیرا هر عدد به کارمند می گوید در ماه گذشـته چـه مقـدار پـولبدست آورده است ولی برای مدیر قسمت این ارقام فقط داده است ومدیر می خواهد بداند که مبلغ حقوق پرداختی شرکت چقدر می باشد بنابراین این ارقام فردی می بایست برای تولید این اطلاعات مجددا پردازش شود.
پردازش داده ها می تواند توسط دست ویا به کمک ابزار مانند ماشین حسـاب ویاکـامپی وتر انجـام شـود کـه بـه آن سیسـتم پـردازش داده Data Processing System گفته می شود. معمولا بین زمانی که داده ها جمع آوری می شوند وزمانی که به اطلاعات تبدیل می شوند فاصله زمانی وجود دارد. بـه عنـوان مثـال دادههای حقوق بگیران تا پایان دوره پرداخت یعنی هنگامی که لیست حقوق بگیران آماده شود نگهداری می گردد ودرپایان ماه به اطلاعـات تبـدیل مـی شـود وهمچنـیناطلاعات تولید شده برای استفاده کاربر می باید ذخیره سازی وحفاظت شود تا در صورت نیاز به آن مراجعه کنند بنـابراین نگهـداری وذخیـره اطلاعـات در سـازمان ازاهمیت خاصی برخوردار است که این مهم جزء وظایف مدیریت پایگاه داده ها Database Management System – DBMS می باشد که یکـی از اجـزاءمهم سیستم اطلاعات مدیریت MIS به شمار می رود.با بکارگیری وسیع کامپیوترها در امر پردازش وذخیره سازی داده هـا وایجـاد سیسـتم هـای اطلاعـات مـدیریتMISدر عصر حاضراطلاعات بیشترین توجه را به خود جلب کرده است.
در پایان این قسمت بایدگفت گردش اطلاعات در سازمان ها از ارزش بالایی برخوردار شده است ودر واقع این گردش در سازمانها مشابه گردش خون در بدن انسـان است همانطور که اگر در بدن انسان به عضوی خون نرسد آن قسمت از کار می افتد ودرنهایت اعمال سایر اعضا نیز مختل میشود در سازمانها نیـز مختـل شـدن رونـدگردش اطلاعات منجر به روند عدم اجرای وظایف کامل یک قسمت ویا تمامی قسمت های سازمان خواهد شد.

 چرخه فرآیند مدیریت:

همانگونه که توضیح داده شد MIS از سه کلمه سیستم،اطلاعات و مدیریت تشکیل شده است . در بالا در مورد دو کلمه سیستم و اطلاعات توضیح داده شد و اکنـونبه تجزیه و تحلیل کلمه مدیریت می پردازیم.
مدیریت یعنی فن و دانش انجام کار توسط دیگران ، این تعریف توسط پایه گذاران علم مدیریت عنوان شده است . اما در علم مدیریت روز ، مدیریت بصـورت یـک چرخه فرآیند تعریف می گردد.
این چرخه از
 برنامه ریزی،
 سازماندهی ،
 نظارت ،
 کنترل ،
 رهبری،
 و نوآوری تشکیل شده است.
در مبحث برنامه ریزی اهداف، استراتژی و ماموریت سازمان مشخص می شود و براساس آن سازماندهی مناسبی جهت نیـل بـه اهـداف تعریـف میگـردد. در مبحـثسازماندهی مباحث انواع ساختار سازمانی مورد بررسی قرار میگیرد که شامل ساختارهای سلسله مراتبی ، افقی، کارگروهی و غیره است کـه براسـاس نـوع فعالیـت ومحیط، مورد استفاده شرکتها و موسسات مختلف قرار میگیرند. بعد از مشخص کردن ساختار سازمانی مباحث مربوط به نظارت و کنترل مطرح می گردد.
منظور ازنظارت اطمینان مدیر یا مدیران از چگونگی انجام کار در حین انجام آن است و به منظور اطمینان خاطر از اینکه خروجی های ایجاد شده با تعاریف اولیه انجام شده دربرنامه ریزی مطابقت داشته باشد، مبحث کنترل مطرح می شود . در بخش کنترل یک بازخورد (فیدبک) به بخـش برنامـه ریـزی وجـود دارد تـا در صـورتیکهمشکلی بوجود آمده باشد آنرا حل کنند.
در ادامه چرخه فرآیند به رهبری می رسیم. پس از تصمیم گیری در سازمان توسط مدیران عالی معمولاً بعضی یا تمامی تصمیم ها عملی نمی شوند و این بدین خاطر است که از طرف بدنه سازمان در مقابل این دستورات و تصمیمات مقاومت وجود دارد. برای برطرف نمودن این مشکلات مدیران نقش رهبری را پیدا می کنند و بـرایایجاد رهبری باید نظریات سازمان بصورت جمع بندی شده ای در اختیار مدیران قرار گیرد و مدیر آنها را درتصمیمات خود لحاظ کند.بعبارتی چون سازمان نقش خود را در اجرای تصمیمات حس می کند دیگر با تصمیمات گرفته مقابله نمی کند.
مهمترین مرحله چرخه فرآیند نوآوری است که بدون وجود آن چرخه مدیریت پویا نخواهد بود. در صورتیکه نوآوری وارد این چرخه فرآیند شود ایـن حلقـه از حالـتسکون خارج و بصورت حلقه ای درمی آید که مرتباً در حال رشد و ارتقاء خواهد بود.
از عواملی که در موفقیت رهبری سازمان موثر می باشد عوامل فشار بر مدیریت است. دیده شده مدیری در یک سازمان موفق بوده اما عملکرد همان مـدیر در سـازماندیگر ناموفق بوده است . این موضوع به عوامل فشار بر مدیر یک سازمان بر میگردد.
این عوامل عبارتند از:
 دولت،
 سهامداران ،
 بازار (مشتری ، رقبا)،
 کارکنان،
 اعتبار دهندگان،
 استاندارد گذاران،
 تامین کنندگان،
 و مقامات محلی .
هرکدام از این موارد می توانند عامل فشار مثبت و یا منفی به عملکرد مدیران باشد . دولت با وضع قوانین ، سهامداران با طرح خواسته های خود ، مشتریان با توجـهبه اینکه انتظار محصولات و خدمات بهتر و ارزانتری را دارند ، رقبا با ارائه محصولات و خدمات جدید، کارکنان بعنوان عامل فشار داخلی (اگر کارکنان یک سازمان پویـاباشند حرکت مدیر به سوی اهداف سازمان سریعتر خواهد بود و اگر این روند بر عکس باشد کارکنان حرکت مدیر را کند می کننـد)، اعتبـار دهنـدگان بعنـوان تـامینکننده منابع مالی مانند بانک ها، استاندارد گذاران با مباحثی مانند ایزو و غیره ، تامین کنندگان به عنوان فراهم کننده مواد اولیه و قطعات و در آخر مقامات محلی بـاطرح مسائل خاص خود، می توانند عوامل فشار مثبت و منفی بر مدیریت یک سازمان باشند.
با توجه به نکات فوق باید گفت مدیریت کار مشکلی است و بدون داشتن اطلاعات کامل و دقیق از سازمان، بدون سیستم های جامع و یکپارچه اطلاعات مبتنـی بـرکامپیوترهای پیشرفته و سریع با بستر مناسب انتقال اطلاعات در یک سازمان ، نمی توان توقع داشت مدیران آن سازمان موفق عمل کنند. زیرا یکی از عوامل موفقیـت،تصمیم به موقع و بجاست و آن حاصل نمی شود مگرآنکه اطلاعات قابل اطمینان ، بموقع ، دقیق و مرتبط با موضوع به مدیر داده شود و این ضرورت پیاده سازیMIS در سازمان را توجیه می کند .

 تعریف کلی از MIS :

در قسمت های قبل با سه جزء اصلی MIS یعنی مدیریت ، سیستمها و اطلاعات بصورت مجزا آشنا شدیم و اکنـون در ایـن بخـش یـک تعریـف جـامع ازMIS ارائـهمیدهیم.
همانطور که اشاره شد اصطلاح MIS از دهه ۱۹۶۰ بکار برده شده اما هنوز در باره مفهوم آن یک توافق جهانی وجود ندارد امامی توان گفتMIS شامل تمام پردازشهای داده در یک سازمان میباشد . این تعریف کلی به این معنی است که MIS چیزی بیش از تولید اطلاعات برای مدیران است.
در بعضی از منابع برای MIS تعریف جامع زیر آورده شده است:
سیستمهای رسمی و غیر رسمی که اطلاعات گذشته و حال و اطلاعات مربوط به برنامه های آینده را بصورت کتبی و شـفاهی ، مـرتبط بـا عملیـات داخلـی سـازمان ومحیط آن فراهم می سازد و سپس به وسیله اطلاعات فراهم شده در چهار چوب زمانی مقتضی بمنظور بکار بردن در تصمیم گیری ، از مدیران ، پرسنل و اجزاء کلیدی محیط پشتیبانی می کند.
چند کلمه کلیدی در تعریف فوق ، اصل و ماهیت MIS و چگونگی کاربرد آنرا نشان میدهد که در زیر به آنها می پردازیم.

 سیستمهای رسمی و غیر رسمی:
یک سیستم رسمی ، سیستمی است که به وسیله رویه ها تعریف شده است مانند جدول زمان بندی جلسات ، و سیستم غیر رسمی بصورت پیش بینی نشده اجراء می گردد مانند جلسات برنامه ریزی نشده و تلفنهای غیر منتظره . MIS شامل تمام سیستمهای اطلاعاتی رسمی و غیر رسمی می باشد.
 اطلاعات گذشته – حال و آینده:
اطلاعات بدین منظور فراهم میشود که مدیر بداند سازمانش در چه وضعی بوده ، الان کجاست و به چه سمتی در حرکت است . در سالهای قبل سیستمهای اطلاعـاتی گزارشات قدیمی را برای مدیران فراهم می کردند و مدیر آن گزارشات را بعنوان مبنایی برای تصمیم گیری در مورد اینکه در آینده چه کاری باید انجام دهد اسـتفادهمی نمود و این سیستم ها به قدری کند بودند که مدیر بندرت دید مناسبی از مسائل در حال وقوع داشت . در صورتیکه در سیستم های MIS مدرن قابلیت گـزارشاطلاعات ( نزدیک به حال ) و طراحی برای آیند مد نظر است و این موضوع قبل از عصر کامپیوتر غیر ممکن بود.
 کتبی و شفاهی:
در MIS اکثر اطلاعاتی که مدیران از کامپیوترها دریافت می کنند بصورت کتبی همراه با گراف ها و نمودار ها است و تقریباً تمام اطلاعـات شـفاهی دریافـت شـده ازمنابع غیر کامپیوتری ناشی می شود . در اینجا مدیر می تواند اهمیت اطلاعات کامپیوتری و غیر کامپیوتری را تشخیص دهد.
 اطلاعات داخلی و محیطی :
در سیستم های اطلاعاتی قدیمی عمدتاً اطلاعات از داخل سازمان فراهم میشد. در صورتیکه MISعلاوه بر اطلاعات داخلی سازمان، اطلاعات محیطی زیادی را نیـز درخود نگهداری می کند. این اطلاعات محیطی مخصوصًاً برای مدیران سطح بالا دارای اهمیت است. بعنوان مثال برای مدیر عامل یک شرکت تولید فولاد اطلاعات مربوط به بازار جهانی فولاد و تعرفه های واردات فولاد در کشور از اهمیت خاصی بر خوردار می باشد.
 چهار چوب زمانی مقتضی:
اطلاعات حاصله از MIS باید در موقع نیاز در دسترس مدیران قرار گیرد. این الزام مخصوصاً برای اطلاعاتی که عملیات رایج را شـرح مـی دهـد از حساسـیت خاصـیبرخوردار میشود. بعنوان مثال مدیر می خواهد مطلع شود به ازای هر تن تولید محصول میزان مصرف برق ، آب ، گاز ، روغن، … همچنین نفر ساعت کار چگونـه مـیباشد و با تغییر در سیستم تولید و سازماندهی، این موارد چگونه تغییر می کند. در صورتیکه سیستم نتواند این اطلاعات را در زمان مقتضی در اختیار مدیر قرار دهـداطلاعات از درجه اهمیت خارج میشود. بنابراین با رشد کمی و کیفی سازمان و محیط، نیاز به کامپیوترهای بزرگتر و گران تر و بسـتر مناسـب جهـت انتقـال اطلاعـاتبمنظور پاسخگویی سریع مطرح می گردد.
 بکار بردن در تصمیم گیری :
MIS برای کمک به مدیران در تصمیم گیری طراحی میشود . منظور تصمیم گیری برای مدیر نیست بلکه فراهم کردن اطلاعات برای پشتیبانی ازتصمیم گیـری وی مد نظر است .MIS علاوه بر تصمیم مدیران به تصمیم های پرسنل و اجزاء محیطی نیز کمک قابل توجهی می کند. بعنوان مثال شرکت تصـمیم دارد تو لیـد خـود راافزایش دهد، سهامداران می خواهند بدانند وضعیت سهام آنها بعد از افزایش تولید چگونه خواهد شد و مشتریان میخواهند وضعیت قیمـت محصـول را در بـازار مطلـعشوند ،MIS می تواند تمام موارد فوق را پوشش دهد.
با توجه به مطالب فوق باید گفت MIS از بعضی جهات شبیه به یک ارگانیزم زنده است،متولد میشود ، رشد می کند، عمل می کند و دیر یا زود می میرد. به همـیندلیل برای MIS سیکل حیات تعریف می کنند(MIS Life Cycle). لذا جهت بقای یک سیستم اطلاعاتی بایـد مراقبتهـای لازم از سیسـتم یـا بعبـارتی نگهـداری وپشتیبانی سیستم در چهار چوب برنامه ای منسجم اجرا گردد تا با گذشت زمان و بوجود آمدن نیازهای جدید کـاربران، تغییـر تکنولـوژی، تغییـر فرآینـدهای کـاری ، سیستم اطلاعاتی بتواند پاسخگوی این تغییرات و نیازها باشد.
 مراحل تکامل سیستم های اطلاعاتی:

از بدو اختراع کتابت در ۳ هزار سال قبل از میلاد مسیح تا بحال چنین پیشرفتی در زمینه تهیه و پردازش اطلاعات ، آنچنانکه امروزه به کمک ابراز محاسبه الکترونیک فراهم شده وجود نداشته است . در تکنولوژی کامپیوترجهش های بسیار سریعی اتفاق افتاده و خواهد افتاد بطوریکه یک کامپیوتر می تواند بیش از میلیاردها کاراکتر را در حافظه خود نگه دارد و از طریق پردازش موازی در هر ثانیه بیش از هزار میلیارد عملیات قابل اجرا مـی باشـد . توسـعه تکنولـوژی کـامپیوتر و سیسـتمهای انتقـالاطلاعات با سرعت زیادی ادامه دارد. کامپیوتر که در ابتدا در دید مدیریت بصورت ابزاری برای پردازش اطلاعات بود حال به عنوان دستیاری قـوی در تصـمیم سـازی، برنامه ریزی و کنترل مطرح است . در این دنیای متحول اندیشه یک کامپیوتر برای یک شرکت به ایده یک کامپیوتر برای هر نفر تبدیل شده است.
رشد سیستم های اطلاعات مدیریت MIS مدیون رشد روز افزون تکنولوژی کامپیوتر است که مراحل ذیل را برای تکامل و رشد سیستمهای اطلاعاتی می توان بیـاننمود:
 سیستمهای دستی:
که شامل فرم ، گزارش و دفاتر است که بطور معمول در سازمانها مشاهده می شود.
 سیستم عملیاتی رایانه ای:
در این روش هر کامپیوتر بطور معمول کار خود را انجام میدهد و با سیستم نزدیک خود هیچ ارتباطی ندارد و به همین علت نام جزایر اطلاعاتی را به آنها نسبت داده اند . مانند سیستم حسابداری سیستم انبارداری ، سیستم حقوق و …
 سیستم های عملیاتی رایانه ای مرتبط به هم:
در این روش بر خلاف حالت قبل سیستم ها به هم مرتبط می شوند بعنوان مثال در صورتیکه سیستم حسابداری مالی و سیسـتم حسـابداری فـروش در یـک سـازمانوجود داشته باشد، سیستم حسابداری مالی تعاریف حساب ها را در اختیار سیستم حسابداری فروش قرارداده و این برنامه برای سیستم حسابداری مالی سند حسابها را صادر میکند.
در هر سه نوع از سیستم های مذکور یک نقص بزرگ وجود دارد که عبارتست از تکرار اطلاعات، که این امر علاوه بر صرف هزینـه زیـاد سـبب ایجـاد مشـکل در ارائـهاطلاعات مناسب به مدیریت سازمانها می شود.
 سیستم های عملیاتی یک پارچه:
در این روش مشکل تکرار اطلاعات برطرف می شود.یعنی تکرار اطلاعات در این سیستم ها وجود ندارد و این بخاطر وجود یک مبداء اطلاعاتی مشترک می باشد که هر سیستم بنا به تقاضای خود از این مبداء استفاده می کند که به آن پایگاه داده یا Data Base می گویند.
 سیستم های جامع و یکپارچه :
در صورتیکه تمامی سیستم های یک سازمان بصورت کامپیوتری انجام گیرد و همچنین کلیه این سیستم ها یک پارچه باشند به عبارتی از یک مبـد اء اطلاعـاتی مشـترک (پایگـاه داده) اسـتفادهکنند ،سیستم های جامع و یکپارچه خواهیم داشت . این سیستم ها برای استقرار سیستم های اطلاعات مدیریت MIS در یک سازمان ضروری می باشند.
 سیستم های اطلاعات مدیریت:
این نوع سیستم بر مبنای جامعیت و یکپارچگی سیستم ها استقرار پیدا می کند و این بدان معناست که اطلاعات بطور اتوماتیک بین سیستم ها رد و بدل می شود و پـس از پـردازش هـای مـوردنیاز در نهایت اطلاعاتی که به مدیران ارائه می شود قابل اطمینان خواهد بود و اشتباهات انسانی در آن وجود نخواهد داشت.

 مراحل پیکربندی MISدر سازمان:

در قسمت های قبل در مورد مفهوم سیستم ، داده ، اطلاعات و مدیریت توضیح داده شد همچنین تعریف کلی از MIS ارائه گردید و مراحل تکامل آن مـوردبحث قرار گرفت. در این قسمت به مراحل پیکر بندی MIS می پردازیم.
برای استقرار و یا پیاده سازی MIS در سازمان به یک پیکر بندی نیاز داریم.
اولین بخش این پیکر بندی بستر ارتباطی مناسب در سازمان است که به آن Backbone گویند. این بستر مسیر عبور داده ها و اطلاعات می باشد که بصورت یک پارچه کلیه سیستم های سازمان را به یکدیگر متصل می نماید.مشابه رگ های بدن که مسیر عبور خون برای کلیه اعضا و سلولهاست. هر چه این مسیر ها مطمئن تر و سریعتر طراحی شود قابلیت و ظرفیت MIS در آن سازمان بیشتر خواهد بود.
امروزه فیبر نوری گزینه بسیار مناسبی جهت ایجاد Backbone پیشنهاد می گردد که دارای مزایایی از جمله پهنای باند زیاد ، سرعت بالای انتقال اطلاعات و عـدمنویز پذیری میباشد . لازم به توضیح است که اگر سازمانی از نظر فیزیکی در یک محل مستقر باشد، بستر ارتباطی، همان شبکه محلی و یا LAN است اما اگر سـازماندر دو محل یا بیشتر مستقرر باشد در آن صورت به وسایل ارتباطی دیگری همچون خطوط ماهواره ای ، خطوط Lease Line ( خطوط اختصاصی ) یا ارتباطـاترادیوی از نوع FM نیاز داریم تا بتوانیم اطلاعات سازمان را در اختیار بقیه سیستم های سازمان قرار دهیم.
دومین بخش این پیکر بندی تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری مناسب میباشد که به آن Platform گویند. لازم به توضیح است که تجهیزات سـخت افـزاریشبکه و ارتباطات به دو گروه تجهیزات فعال Active و غیر فعال Inactive تقسیم بندی می شوند.
منظور از تجهیزات سخت افزاری Server ها ( سرویس دهنده مرکزی ) و Client ها ( ایستگاههای کاری ) وتجهیزات شبکه مانند کابل ها وسوئیچ ها هسـتند کـهتجهیزات مناسب با طرح MIS سازمان انتخاب و خریداری میشود و منظور از نرم افزار برنامه هایی است که بر روی سرویس دهنده مرکزی و ایستگاههای کاری نصب می گردد. بعنوان مثال می توان نرم افزار ویندوز ۲۰۰۰ و ویندوز NT را برای Server ها و نرم افزار ویندوز ۹۸ و ویندوز XP را برای Client ها در نظر گرفت.
سومین مرحله در پیکر بندی MIS نصب سیستم مدیریت پایگاه داده ها می باشد که بر مبنای بستر سخت افزاری و نرم افزاری طراحی و ایجاد می گردد که به آن DBMS یا
Database Management System گویند. این سیستم وظیفه ذخیره ، کنترل، امنیت و ارتباط بین داده های مختلف را به عهـده خواهـد گرفـت و بـرایایجاد آن از نرم افزارهای مختلفی می توان استفاده نمود. لازم به توضیح است که هر سازمان برای ایجاد MIS نیازمند داشتن DBMS نیست اما وقتی سازمان بـزرگ
باشد وداده ها و اطلاعات انبوهی مورد پردازش قرار گیرد، داشتن DBMS از ضروریات یک سیستم اطلاعات مدیریت خواهد شد. در ایجاد سیستم مدیریت پایگاه داده در ذوب آهن اصفهان از نـرمافزار اوراکل( ORACLE) استفاده خواهد شد که در آینده در مورد آن توضیح بیشتری خواهیم داد.
در مرحله چهارم پیکر بندی MIS به ایجاد سیستم های پردازش عملیاتی یا Transaction Processing System که به اختصار TPS گویند ، خواهیم رسید.
TPS ها به طور مستمر مورد استفاده کارشناسان و یا کاربران قرار می گیرد که شامل سیستم های حسابداری ، انبارداری ، حقوق و دستمزد ، فروش ، سفارشات وبه عبارتی شامل کلیـه سیسـتمهایی میشود که اطلاعات روز مره را در سازمان فراهم می کنند. لازم به توضیح است که محل ورود داده و اطلاعات کلیه TPS ها همان DBMS خواهد بود و این همـان اصـل یکپـارچگی وجامعیت سیستم اطلاعات مدیریت میباشد.

مراحل بعدی پیکر بندی MIS بر پایه TPS ها استوار خواهد بود که شامل موارد ذیل می باشد و با ایجاد آنها سیستمهای اطلاعات مدیریت که همان استفاده بهینه از اطلاعات است محقق خواهد شد.
 سیستم گزارشات مدیریت یا Management Report System که به اختصار MRS گویند.
 سیستم پشتیبان تصمیم گیری یا Decision Support System که به اختصار DSS گفته میشود
 سیستم اطلاعات مدیریت ارشد یا Executive Information System که به آن EIS گفته میشود.

 سیستم گزارشات مدیریت MRS :

همانطور که گفته شد پس از ایجاد بستر ارتباطی مناسب جهت انتقال داده ها در سازمان و نصب تجهیزات سـخت افـزاری و نـرم افـزاری مـورد نیـاز و ایجـادمدیریت پایگاه و سیستم های پردازش عملیاتی TPS)ها) ، می توان سیستم اطلاعات مدیریت MIS را در سازمان مستقر کرد و از سه بخش اصلی آن یعنی
 سیستم گزارشات مدیریت MRS،
 سیستم پشتیبانی تصمیم گیری DSS ،
 و سیستم اطلاعات مدیران عالی EIS بهره مند شد.
در این قسمت به توضیح سیستم گزارشات مدیریت یاManagement Report System می پردازیم:
MRS رایج ترین نوع سیستم های پشتیبانی مدیریتی بعد از استقرار MIS در سازمان است. این سیستم بیشتر نیازهای اطلاعات روزانه مدیران را برای تصمیم گیـریتأمین می کند. این سیستم گزارشات متنوعی تهیه کرده و در اختیار مدیران قرار میدهد. محتوی این گزارشات پیشاپیش توسط مدیران مشخص میشـود و بنـابر ایـنکاملاً با نیازهای آنها تطابق دارد.
نحوه عملکرد این سیستم ها بدین صورت است که اطلاعات واقعی که توسط سیستم های پردازش عملیاتی یا TPS)ها) ایجاد شده است با اهدافی که توسـطمدیران به عنوان استراتژی سازمان مشخص شده مقایسه می گردد. در حقیقت اطلاعات واقعی با شاخص های کلیدی موفقیـت Critical Success Factor یـاCSF ها که اهداف عملیاتی واحدها هستند مقایسه میشوند و مسائل و مشکلاتی که در رسیدن به این اهداف وجود دارد به مدیران سازمان گزارش داده میشود که بـرمبنای آن بتوانند تصمیمات مقتضی را در رابطه با مشکل بوجود آمده اخذ نمایند.
این گزارشات می تواند مبنایی برای پرداخت پاداش در سازمانها قرار گیرد به این ترتیب که اگر واحدی در سازمان کارش را به موقع انجام دهد و از اهداف خود جلوتر حرکت کند لایق و مستحق پاداش بیشتری خواهد بود. باید به این نکته توجه داشت که سیستم گزارشات مدیریت MRS فقط یک سیستم گزارش ساز نیسـتکه از اطلاعات سیستم های موجود گزارش هایی را تهیه کند و در کنار هم قرار دهد بلکه کاری بس فراتر از تهیه گزارش است. چون در این قسمت مـدیر بایـد خیلـیسریع و بدون معطلی متوجه شود که در سازمان چه اتفاقی در حال وقوع است و عملکرد واحدهای سازمان چگونه است. بعنوان مثال میتوان سازمانی را در نظر گرفت که دارای ۵ حوزه وظیفه ای شامل:
 مدیریت تکنولوژی،
 مدیریت منابع مالی،
 مدیریت بازاریابی،
 مدیریت منابع انسانی ،
 و مدیریت اطلاعات باشد.
در MRS طراحی شده برای این سازمان کلیه حوزه ها در مونیتور کامپیوتر قابل مشاهده میباشد (مانند صفحات اینترنت). در صورتیکه حوزه ای به اهداف تعیین شده دست پیدا کرده باشد با رنگ آبی و در صورتیکه حوزه ای به اهداف نرسیده باشد و یا تأخیری در عملکرد داشته باشد با رنگ قرمز و نارنجی به نمـایش درمـی آیـد. دراینجا مدیریت عالی سازمان متوجه میشود وضعیت حوزه های وظیفه ای سازمان چگونه می باشد.
باید توجه داشت به علت یکپارچگی و مرتبط بودن سیستم ها که از خصوصیات سیستم های جامع یکپارچه می باشد در صورت وجود اشکال یا تأخیر در یکی از حوزه ها، در حوزه دیگر هم این اشکال مشاهده میشود. در آخر مدیریت سازمان با آگاه شدن از وجود اشکال در حوزه ای از سازمان می تواند با انتخاب آن حوزه روی مونیتور وارد آن شده و متوجه شود کدام قسمت از وظایفی که قرار بوده انجام شود تحقق نیافته است و به اهداف خود نرسیده است.
بعنوان مثال اگردر حوزه منابع انسانی در قسمت جذب نیروی انسانی مشکلی وجود داشته است، حوزه منابع انسانی با رنگ قرمز در مونیتور مشخص می گردد و با وارد شدن به کلیه زیر سیستمهای آن مشاهده می گردد که یکی از قسمت های آن یعنی نیروی انسانی قرمز است. با انتخاب آن مورد براحتی میتوان دلیل بـروزاین مشکل را ردیابی نمود بعنوان مثلاً نبودن مجوز لازم جهت استخدام و یا نبودن تخصص لازم در بین متقاضیان استخدام می توانند یکی از مشکلات مربوطه باشد.
 سیستم پشتیبان تصمیم گیری DSS:

در قسمت های قبل گفته شد که بعد از استقرار MIS در سازمان می توان از سیستم های گزارشات مدیریت MRS ، سیستم های پشـتیبان تصـمیم گیـریDSS و سیستم های اطلاعات مدیریت ارشد EIS بهره مند شد در این بخش در مورد DSS توضیح مختصری ارائه می گردد.
ابتدا یادآوری این نکته ضرورت دارد که سیستم های پشتیبان تصمیم گیری با سیستم های گزارشات مدیریت MRS که به مدیران با ارائه گزارشـات از پـیشتعریف شده کمک می کنند تفاوت اساسی دارد.
یک نقطه خوب برای شروع بحث در مورد سیستم های پشتیبان تصمیم گیری DSS آشنایی با مفهوم فرآیند تصمیم گیری اسـت. تصـمیمات بـه دو صـورت برنامـهریزی شده و غیر برنامه ریزی شده تعریف می شوند.
 تصمیمات برنامه ریزی شده، تکراری و روتین بوده و در جایی که مراحل کار تعریف شده در حال اجراء می باشد، بکار می روند. بهمین خاطرلازم نیست به عنوان یک مسئله جدید هر زمان که اجراء می شود مورد بررسی قرار گیرد.
 تصمیمات غیر برنامه ریزی شده نوظهور می باشند و هیچ روش شناخته شده ای برای تعیین نوع مسئله وجود ندارد زیرا تا بـه حـال مشـاهده نشـده و یـاطبیعت و ساختار آن پیچیده می باشد و یا بقدری مهم است که استحقاق سنت شکنی را دارد.
اختلاف بین تصمیمات برنامه ریزی شده و غیربرنامه ریزی شده مهم می باشد زیرا هر یک نیاز به تکنیک های متفاوتی جهت حل دارند.
لازم به توضیح است که به جای استفاده از عنوان تصمیمات برنامه ریزی شده و غیر برنامـه ریـزی شـده از اصـطلاح تصـمیمات سـاخت یافتـه Structured Decisions که مطابق با مراحل خاص و روتین می باشدو غیر ساخت یافته Unstructured Decisions که در غیاب چنین مراحلی اتخاد می شوند و منطقه مبهم میانی را تصمیمات نیمه ساخت یافته گویند.
اگر مسئله ای کاملاً ساخت یافته باشد کامپیوتر می تواند آنرا بجای مدیر حل کند و تصمیم مناسب را اتخاذ کند. اما اگر مسئله ای غیر ساخت یافته باشد مدیر بایستی آنرا بدون کمک کامپیوتر حل نماید و مسائل نیمه ساخت یافته به وسیله مدیر و کمک کامپیوتر قابل حل می باشند و در اینجا کامپیوتر به عنوان یک سیسـتمپشتیبان تصمیم گیری DSS وارد عمل شده است.
پس می توان گفت ایجاد سیستم ها پشتیبان تصمیم گیری DSS در یک سازمان به مدیران در فرآیند تصمیم گیری مسائل نیمه ساخت یافته کمـک شـایانتوجه می کند.
با این مقدمه می توانیم DSS را به عنوان یک سیستم پشتیبان مدیر جهت حل مسائل نیمه ساخت یافته به وسیله فراهم کـردن اطلاعـات و پیشـنهاداتتعریف نمائیم این پیشنهادات می توانند بشکل تصمیمات توصیه شده و همچنین فرآیندهای توصیه ای برای به جریان انداختن امور جاری باشند.
امروزه DSS مفهوم خاص تری را دنبال می کند با بکارگیری هوش مصنوعی و سیستم های خبره توانمندی سیستم های پشتیبان تصمیم گیری در یـکسازمان رو به افزایش است. هوش مصنوعی به استفاده از کامپیوتر در ارائه دلیل، جهت حل مسئله بدون کمک انسان توجه دارد. سیستم های خبره یک زیـر مجموعـهای از هوش مصنوعی است که در آن هدف ، فراهم کردن کامپیوتری با قابلیهای مشابه به عنوان یک متخصص و یک مشاور می باشد با ترکیـب سیسـتمهای خبـره درDSS، کامپیوتر می تواند توسط مدیر در زمینه فرآیند های تصمیم گیری بنحو (مؤثرتری) مورد مشاوره قرار گیرد.
در اینجا با ارائه مثالی موضوع را به پایان می رسانیم.
مدیریت یک سازمان تصمیم دارد با توجه به مواد اولیه ای که در سازمان است حد مطلوبی از تولید را ایجاد کند سیستم پشتیبانی تصـمیم گیـریDSS بـاارائه مدل های مختلف تصمیم گیری مانند مدل برنامه ریزی خطی LP- مدل برنامه ریزی غیر خطی NLP و یا مدل های سرانگشتی Hurestic مدیر را در انتخاب مسیر راهنمائی می کند.
و یا اگر قرار است مدیری براساس نظریات مشتریان و موقعیت سازمان در بازار نسبت به تغییر موقعیت سازمان در بازار اقدام نماید و یا موقعیت شرکت خود را در بازار تثبیت کند و یا سهم بیشتری از بازار را در اختیار بگیرد می تواند از مدل QFD جهت تصمیم گیری بهره مند شود.
و یا اگر مدیریت یک سازمان می خواهد افراد مختلف سازمان و یا قسمتهای مختلف سازمان را با یکدیگر مقایسه کند و راندمان کار آنها را با توجه بـه همگـنکردن ورودیها و خروجیهایی که ایجاد کرده اند مشخص نموده و در جهت راهنمائی افراد و قسمت ها به منظور افزایش راندمان اقدام کند می تواند از مدلهائی که برای این منظور در سیستم پیش بینی شده است بهره مند شوند .

 سیستم اطلاعات اجرایی EIS:
بعد از استقرار MIS در سازمان از سه سرویس EIS , DSS , MRS میتوان بهره مند شد در قسمت های قبل در مورد سرویس DSS و MRS توضیح داده شـد ودر این قسمت به بررسی سیستم های اطلاعات اجرائی Executive Information Systemکه به آن سیستم های اطلاعات مدیران ارشد نیز گفته می شود می پردازیم.
EIS سیستم های اطلاعات مدیریتی هستند که برای اطلاعات استراتژیک مدیران سطح بالای سازمان طراحی می شود . مجریان سطح بالا اطلاعات مورد نیازشان را از منابع مختلفی از قبیل نامه ها ، یادداشتها ، نشریات و گزارشاتی که دستی یا به کمک کامپیوتریند، مکالمات تلفنی و فعالیتهای گروهی تهیه می کنند . بنابراین بیشـتراطلاعات این سیستم ها از منابع غیر کامپیوتری تامین می شود و کامپیوتر در تهیه بسیاری از این اطلاعات نقش اول را بازی نمی کند.
هدف از سرویس سیستم های اطلاعات اجرائی کامپیوتری یا EIS ، پشتیبانی مدیران با دسترسی آسان و فوری به اطلاعات کلیدی مـورد نظرشـان بـرای رسـیدن بـهاهداف شرکت می باشد در این سیستم ها بیشتر از نمودارهای گرافیکی استفاده می شود و دسترسی به بانکهای اطلاعاتی لازم از داخل و خارج سـازمان امکـان پـذیراست.
سرویس EIS آنچنان در سالهای اخیر مشهور شده است که تاسطح مدیران میانی نیز گسترده شده است . این سرویس پس از پایه ریزی MIS در سازمان, ایجاد می شود و مورد استفاده قرار می گیرد.
یکی از وظائف اصلی سیستم های اطلاعات مدیران ارشد EIS مشخص کردن اثرات تاثیرات تصمیم های مدیران سازمان بر روند کار شرکت است به ایـن منظـور بایـدقبل از اینکه یک تصمیم به اجرا درآید. اطلاعات مربوط به حوزه تصمیم گیری را بصورت نمودار رسم کرده و سپس بعد از اجرای تصمیم، مجددًاً آن نمودار رسم شـود.
مدیران از مقایسه این دو نمودار متوجه خواهند شد که این تصمیم چه تاثیری را بر روند اجرای شرکت گذاشته است.
در اینجا برای درک بهتر مسئله مثالی مطرح می کنیم . تصور کنید مدیران یک سازمان تصمیم به افزایش قیمت کالا و یا خدماتشان گرفته اند بنابراین می بایست قبل از اجرای تصمیم ، روند فروش و ارائه خدمات در شرکت مورد بررسی قرار گیرد و به صورت نمودار رسم شود و بعد از اجرای تصمیم افزایش قیمت ها ، نیز نمودار مورد نظر مدیران مجدداً ترسیم گردد و با مقایسه این دونمودار متوجه اثرات این تصمیم در روند اجرائی شرکت می شوند.
پس میتوان گفت سیستم اطلاعات مدیران ارشد EIS امکان تهیه گزارشات نموداری از روندهای مختلـف جهـت بررسـی تـاثیرات تصـمیم گیـری از قبیـل رونـدهایسودآوری ، فروش ، هزینه ها ، ضایعات ، رضایت مشتری و کارکنان و غیره را ایجاد می کند.
اکنون که با سه سرویس اصلی MIS یعنی EIS , DSS, MRS آشناشدیم شکل زیر به منظور مشخص کردن وضعیت حوزه های سازمان با این سرویس ها ترسـیمشده است . در دیدگاه قدیمی EIS مخصوص مدیران ارشد است و MRS, DSS توسط مدیران میانی مورد استفاده قرار میگیرد و TPS ها (سیسـتم هـای پـردازشعملیاتی ) به منظور ورود اطلاعات واقعی سازمان مورد استفاده کارکنان و کارشناسان قرار میگیرد ، دردیدگاه جدید تر اینگونه مطرح مـی شـود کـهEIS , DSS , MRS میتواند توسط تمام لایه های سازمان به منظور آگاهی از پیشرفت عملیات مورد استفاده قرار گیرد اما TPS ها به منظور ورود اطلاعات واقعی سازمان همچنـانمخصوص کارکنان و کارشناسان خواهد بود .

 چگونگی ایجاد سیستم اطلاعات مدیریت در سازمان :

در قسمت های قبل ضمن تعریف و معرفی سیستم های اطلاعات مدیریت و زیر ساخت های لازم جهت ایجاد آن بـه سـرویس هـای سیسـتم هـای گزارشـاتمدیریت، سیستم های تصمیم گیری مدیریت و سیستم های اطلاعات مدیران ارشد نیز اشاره شد.
در این قسمت به این سوال پاسخ می دهیم که چگونه یک سیستم اطلاعات مدیریت را در سازمان ایجاد کنیم.
برای ایجاد سیستم اطلاعاتی در یک سازمان دو راه حل وجود دارد.
 در روش اول سیستم اطلاعات مدیریت مخصوص یک سازمان تولید میشود . برای این کار لازم است گروهی از کارشناسان سیستم، نـرم افـزار، سـختافزارو تکنولوگهای سازمان با تجزیه و تحلیل کامل و دقیق سازمان بصورت قدم به قدم و بررسی کلیه زیر سیستم ها توسط متخصصین امرکلیه مراحل تولیـدیک سیستم اطلاعتی شامل مطالعه مقدماتی جهت شناخت وضعیت موجود، طراحی وضعیت موجود، طراحی گـردش اطلاعـات منطقـی سیسـتمها، طراحـی
بانکهای اطلاعاتی و ارتباط زیر سیستمها با یکدیگر ( ارتباط سیستمهای تولید، فروش، خرید، مالی، نیروی انسانی و…با یکدیگر) و در نهایت برنامه نویسی آنها انجام می گردد. همانگونه که مشهود است این روش بسیار زمانبر و پرهزینه خواهد بود اما در نهایت نتیجه کارمطلوب و کامًلاً مطابق با نیازهای سازمان خواهد بود.
 در روش دوم خرید یک بسته سیستم اطلاعاتی آماده و سفارشی کردن آن است بدین معنی که از نرم افزارها و سیستم هـائی کـه در سـازمانهای مشـابهمورد استفاده قرار گرفته و توسط شرکتهای معتبر ارائه و پشتیبانی میگردند استفاده شود. لازم به توضیح است که این نرم افزارها توسط کارشناسان داخل و خارج سازمان همخوان با نیازهای سازمان شده و سپس مورد بهره برداری قرار می گیرند. در این روش علاوه بر کاهش چشمگیر زمان ، هزینه های کمتـرینیز به سازمان تحمیل می شود. در این روش احتمال می رود که در پایان، قسمت های از سیستم اطلاعات مدیریت کاملاً مطلوب نباشد که آنرا نیز می توان با بازنگری های بعدی به حد مطلوب رساند.
یک مثال ساده در زندگی روزمره به تفهمیم موضوع فوق کمک می کند . برای تهیه یک منزل مسکونی به دو روش میتوان عمل کرد . در روش اول با تحقیقات لازم و صرف وقت زمین مناسب خریداری شود و سپس طی مراحل قانونی نقشه ساختمان با جزئیات کامل توسط گروهی طراح و معمار ترسیم می شود (که مطمئنًاً نیازهـا وسلایق سفارش دهنده در آن منظور شده است) . در مرحله بعد پیمانکاری معتبر و توانا جهت ساختن بنا انتخاب میگـردد و عملیـات سـاخت آغـاز مـی شـود و کلیـهجزئیات از جمله جنس و نوع لوازم مورد مصرف حتی جزئیاتی مانند رنگ کاشی ها با در نظر گرفتن نظریات سفارش دهنده انتخاب خواهد شد . در پایان ایـن مراحـلیک منزل مسکونی که نیازها و سلیقه های سفارش دهنده در آن دیده شده است تحویل خواهد شد. اما باید دقت شود عواملی چون زمان بیشتر ، هزینه زیاد ، پیگیری های مکرر و … از جمله شرایط این روش خواهد بود.
در روش دوم خرید یک منزل مسکونی آماده از شرکتهای ساختمانی انبوه ساز معتبر است که بعد از پیگیریها و کارشناسی های لازم در مدت زمان کمتر و هزینه پائین تر این کار امکان پذیر است و در نهایت با تغییرات جزئی نه کلی در ساختمان (سفارشی کردن آن) میتوان حد نسبتاً مطلوبی را با توجه به خواسته های مصرف کننـدهدر آن ایجاد کرد.
روش اول یعنی تهیه سیستم های اطلاعات مدیریتی از صفر واستفاده ازنیروهای متخصص جهت آن کاری بس وقت گیر وپرهزینه است . به گفته یکی از صاحب نظران ” تصور اینکه تعدادی متخصص کامپیوتر یک سیستم مدیریتی مجتمع وکامل را برای یک شرکت بزرگ تهیه کنند ونام آنرا MIS بگذارند نـامعقولومسخره است” .
از حدود ۲۰ سال قبل عملا ایجاد MIS به این روش انجام نمی گیرد وشرکت های تولیدی وتجاری به روش دوم روی آورده اند یعنی استفاده از بسـته هـای نـرمافزاری Package های بهم مرتبط که تمام سطوح عملیاتی سازمان از قبیل مالی ،خرید ،حسابداری ، پرسنلی ،برنامه ریزی تولیـد و ……. را پوشـش دهـد وعـلاوه برآن فعالیت های یک سازمان که در بخش های متفاوت انجام می شود را با یکدیگر مرتبط سازد به اینگونه بسته های نرم افزاری ERP گویند(Enterprise Resource Planning برنامه ریزی منابع سازمانی) که توسط فروشندگان مختلفی در دنیا عرضه می شود.

آنچه که در خرید یک سیستم ERP و پیاده سازی آن در یک سازمان باید مورد E nterprise
نظر قرار گیرد رساندن سازمان از نظر ارتباط بین سیستمها، گردش اطلاعات
و تغییر وفرآیند کارها اصلاح به سطحگردش قابل اطلاعاتقبول جهانی است که لازمه چنین کاری R esource با استانداردهای معرفی شده از طرف
در اینجا فروشندگان توضیح ERP این می نکته باشدنیز. ضروری است در صورتیکه سازمانی تشخیص دهد P lanning بهترین راه حل، خرید یک بسته ERP موجود و سفارشی نمودن آن است باید فروشنده ای را انتخاب کند که دارای شرایط زیر باشد.
۱- دارای سوابق و تجربیات مناسب در این زمینه باشد.
۲- در سازمانها و صنایع مشابهی این پیاده سازی را انجام داده باشد.
۳- بتواند هزینه کلی پروژه را تخمین بزند.
۴- بتواند زمان مورد نیاز برای پیاده سازی و سفارشی نمودن سیستم را مشخص کند.
۵- بتواند فاصله زمانی بین نصب سیستم تا پایداری و استقرار کامل آنرا مشخص نماید.
۶- نحوه ارتقاء و بهنگام سازی سیستم را در آینده مشخص نماید.

 در بازار ERP تولیدکننده گان وتهیه کنندگان متعددی فعالیت می کنند که بعضی از آنها عبارتند از:
SAP / J.D.Edward / Ramco / Baan / Oracle / Peoplesoft / IBM

 ERP و روند تکامل آن:

در قسمت های قبل توضیح دادیم که یکی از راههای مطلوب برای ایجاد سیستم اطلاعات مدیریت خرید بسته های نرم افـزاری مربوطـه و سفارشـی کـردن آن جهـتسازمان مورد نظر است که به این بسته های نرم افزاری ERP گفته می شود . در این قسمت در مورد ERP و روند تکامل آن بحث خواهیم کرد.
ERP نتیجه ۴۰ سال تجربه، سعی و خطا است و بدلیل بهبود مستمر در تکنیک های موجود در مدیریت سازمانها و رشد سریع تکنولوژی اطلاعات، ERP نیـز همـراهآن رشد کرده و روند تکامل خود را طی کرده است.
نسل اول ERP بنام MRP می باشد که از عبارت Material Resource Planning گرفته شده است و یک روش عملیاتی برای مدیریت انبارها بوده است که شامل مجموعه ای از سیستمهای کامپیوتری است که کنترل انبار و قطعات و مواد اولیه را تا مرحله برنامه ریزی خط تولید تحت کنترل و پوشش قرار می دهد . هدف کلی در این سیستم ها کنترل خرید سفارش و نگهداری قطعات و مواد اولیه مورد نیـاز خـطتولید است و نیز برنامه ریزی برای تولید محصول مطابق با موجودی قطعات و کالاهای انبار است در این سیسـتم (یعنـیMRP ) بخشـهای مـالی ، فـروش و پرسـنلیسازمان پوشش داده نمی شود.
نسل بعد ERP بنام MRPII است که ازعبارت Manufacturing Resource Planning آمده است . این سیستم ها توسعه یافته سیستم های MRP هستند یعنی علاوه بر دارا بودن خصوصیات و توانمندیهای MRP امکانات پیشرفته تری از جمله کنترل و تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی و برنامه ریزی بازار یابی را نیز شـاملمی شود اما داده ها و پردازش آنها با هم یکپارچه نیستند.
سرانجام در ادامه تکامل ERP امروزه به ERPII می رسیم که میتوان از آن به عنوان یک سیستم جامع یکپارچه نام برد و تمام سطوح عملیاتی سازمان از قبیل مالی ، خرید ، حسابداری ، برنامه ریزی تولید و … را پوشش می دهد و امکان همکاری داخلی و خارجی بین فرآیند های عملیاتی را فراهم می سازد.

MRP ERP EXTENDED ERP ERPII
MRP II

از ویژگیهای اصلی ERP پس از استقرار آن در سازمان می توان چند مورد زیر را بر شمرد.
 ایجاد سیستمهای اطلاعاتی مجتمع در مقیاس سازمانی را تسهیل می کند و این سیستم کلیه حوزه های کارکردی از جمله تولید ، فروش ، توزیع ، پرداختهـا، دریافت ها ، انبار، حسابها ، منابع انسانی و غیره را پوشش می دهد.
 کلیه فعالیتهای سرویس دهی به مشتری را بهبود داده و بدینوسیله باعث تقویت شرکت از دید مشتری می شود.
 شکاف اطلاعاتی بین اجزاء مختلف سازمان را از بین خواهد برد.
 کاربران این سیستمها با صفحات کاملاً گرافیکی (سیستمهای تحت Web Based) مواجه خواهند بود. در نتیجه کار با آنها راحت و آموزش سیستم ها سریع خواهد بود وکاربران از کلیه مزایای وب بهره مند می شوند.
 با وجود این سیستم ها (ERP) ، مدیریت پروژه در سازمان بصورت بهتر و کاراتر صورت می پذیرد.
 اغلب مشکلات و مسائل سازمان از قبیل کمبود مواد ، بهبود تولیدات ، سرویس به مشتری ، مدیریت نقدینگی ، مسائل انبار ، مشکلات کیفی و … قابل بررسی و تجزیه و تحلیل و حل خواهد شد.
 این سیستم ها نه تنها نیازهای فعلی سازمان رابرطرف خواهد کرد بلکه فرصتی برای بهبود مستمر و اصلاح درفرآیندهای سازمانی نیز می باشد.
 در ERP یکپارچگی کامل سیستم های موجود در سازمان و حتی یکپارچگی سیستم های سازمانهای تحت یک مدیریت نیز امکان پذیر می شود.
 با استقرار ERP در سازمان از سرویس های ارزشمند DSS یاسیستم های پشتیبان تصمیم گیری ، EIS یاسیستم اطلاعات مدیران ارشـد وMRS یاسیسـتمگزارشات مدیریت می توان بهره جست.
در ادامه بحث به نکته مهمی اشاره می کنیم بسته های نرم افزاری ERP بر مبنای Business Process عمل می کند نه بر مبنـایBusiness Function و این مورد مهمترین تفاوت ERP با سایر سیستم های اطلاعاتی می باشد. در Business Function شیوه گردش و انجام فرآیند پـردازش اطلاعـات در درون یـکسازمان توضیح داده می شود (یعنی وضعیت فعلی سازمان) در صورتیکه در روش Business Process روند اصولی و منطقی حاکم بر یک پـردازش مـد نظـرخواهد بود یعنی وظائف سیستم را به هر صورتی که هست در قالب استانداردهای مربوط به همان صنعت تبدیل می کنند . بعنوان مثـال سیسـتم هـای حسـابداری درکلیه سازمانها دارای Business Function خاص خودشان می باشد اما در Business Process فرآیند پردازش و انجام کار بطور اصولی و علمـی کـه در یـکسیستم حسابداری وجود دارد و منحصر به سازمان خاصی نمی شود تعریف میگردد که البته بسته به نوع سازمانها تفاوتهایی وجود دارد که این امکان در نرم افزارهـایERP پیش بینی شده است که اصطلاحاً بهآن بومی سازی یا Customization گویند.
به دلیل فوق ERP شیوه انجام کار افراد را تغییر خواهد داد و کارایی ERP وقتی مشخص میگرددکه این تغییرات در یک سازمان بوقوع به پیوندد اگر صـرفاً نـرمافزار ERP نصب شود و تغییرات لازم در شیوه کار افراد داده نشود باید گفت سیستم های فعلی در سازمان به مراتب بهتر از ERP آینده خواهد بود.
به همین منظور بعد از خریدERPاز فروشنده واستقرارآن ،سازمان مربوطه وارد یک سیکل همکاری طولانی مدت با فروشنده سیستم نرم افزار ERP می شود و کنترل سازمان و شیوه انجام فرآیند (Process) تحت نظارت فروشنده درخواهد آمد.

 روش های بکارگیری ERP در سازمان:

در قسمت های قبل در ادامه مبحثMIS با بسته های نرم افزاری ERP و ویژگیهای آن آشنا شدیم در این قسمت روش های بکـارگیریERP در سـازمان را مـوردبحث قرار می دهیم.
سه روش کلی برای استقرار ERP در یک سازمان وجود دارد.
۱- تغییر روشها و فرآیندهای موجود در سازمان مطابق استانداردهای ERP خریداری شده ،
در این روش سازمان باید با بکارگیری تکنیک مهندسی مجدد Reengineering ، فرآیندها و روشهای سازمانی موجود را بررسی کرده و عـدم مطابقـت آنهـا را بـااستانداردهای ERP (مورد نظر) استخراج نموده و سپس با ساختار دهی و سازماندهی مجدد فرآیند های سازمان، آنها را با استانداردهای مذکور تطبیق دهنـد . بعبـارتدیگر در این روش پروسه های شرکت از نو مطالعه ، طراحی و ایجاد میشوند و تغییرا ت عمده ای در سازمان بوجود می آید.
۲- تغییر ERP و مطابقت آن با سازمان،
در این روش عکس مورد بالا عمل میشود یعنی سعی می گردد تا ERP خریداری شده مطابق با روال و استانداردهای سازمان مورد نظر تغییر داده شود. هر چنـد کـهاین روش دارای مزایایی مانند عدم تغییر در کارکردهای سازمانی، پذیرش بیشتر توسط کاربر، انجام کار در مدت زمان کوتاه تر و هزینـه کمتـر مـی باشـد امـا دارایمعایبی است از جمله:
 نادیده گرفتن تجربیات موفق سازمانها،
 عدم یکپارچگی بین سیستمها در این روش،
 عدم ارتقاء و استفاده از نسخه های بعدی ERP،
۳- تغییر روشها و فرآیند ها در سازمان و تغییر ERP بطور همزمان،
این روش ترکیبی از دو حالت قبل است یعنی در بعضی موارد عمل اصلاح سازی فرآیندها و روش های سـازمانی صـورت مـی گیـرد و درمـوارد دیگـر ERP مطـابقاستانداردهای سازمان تغییر داده می شود که در این مورد از اصطلاح بومی سازی ERP استفاده می شود.
در هر صورت هر یک از روشهای فوق دارای مزایا و معایبی هستند که لازم است بسته به نوع فعالیت سازمان ، ابعاد آن و ریسک پذیری مـدیریت عـالی روش مناسـبانتخاب گردد.
پس از انتخاب یکی از روشهای فوق برای انجام کار می توان از استراتژی انفجاری یا استراتژی انتخابی بهره برد.
 دراستراتژی انفجاری تمام بخشهای سازمان به یکباره ودفعتاً با بسته های نرم افزاری ERP مکانیزه می شوند و تمام بخشهای سازمان تحت تاثیر تغییرات ناشی ازاستقرار سیستم اطلاعات مدیریت خواهد شد.
 اما در استراتژی انتخابی بعضی از بخشها که برای سازمان دارای اهمیت بیشتری هستند و دارای داده های مشترک هستند مانند (سیستم های مالی ، فروش وخرید) بطور انتخابی با بسته های نرم افزاری ERP مکانیزه میشوند و به مرور زمان سایر سیستم های مورد نیاز اضافه می گردند.
فازهای عملیاتی استقرار سیستم ERP در حالت کلی به قرار زیر است :
 فاز اول : شامل تصمیم گیری و تضمین اعتبار و انتخاب ERP ،
در این مرحله بسته های نرم افزاری ERP مناسب با سازمان ، مدیر پروژه ، بودجه و زمان بعدی اجرای پروژه مشخص می شوند افراد فعـال در ایـن فـاز عبارتنـد از:
فروشندگان ، مشاوران، مدیران ارشد سازمان و متخصصین IT.

 فاز دوم : اجرای پروژه ،
شامل آماده سازی و تطبیق بسته های نرم افزاری ERP با نیازهای سازمان به عبارت دیگر انجام تنظیمات مربوط به نرم افـزار ، یکپارچـه سـازی سیسـتم هـا، تبدیل داده ها و آموزش می باشد افراد فعال در این دوره عبارتند از : مدیر پروژه اعضاء تیم پروژه، متخصصین IT درون سازمان ، فروشنده ERP و مشاوران.
 فاز سوم : مرحله فرو ریختگی،
پس از استقرار ERP ،سازمان وارد یک مرحله رکود و ایستایی در کارها می شود و تا زمانیکه عملیات نرمال نشود در این مرحله باقی خواهد ماند. در این فاز خطاها شناسایی شده و برطرف میشد، کارایی سیستم ها تنظیم شده و آموزش های لازم تکرار می شود و در صورت لزوم از پرسنل کارآمدتر استفاده می گردد. افراد فعـال دراین فاز عبارتند از : اعضاء تیم پروژه ، مدیران اجرایی ، نمایندگان مدیریتهاو کاربران نهایی .
 فاز چهارم : حرکت بسوی جلو،
ادامه عملیات فوق بطوری که سیستم قدیمی با سیستم جدید بطور کامل جایگزین شده و بتوان ادعا کرد که سرمایه گذاری انجام شده توسط سـا زمان قابـل برگشـتخواهد بود و نیز در این مرحله توسعه و افزایش مهارت ها و پیاده سازی تکمیلی انجام میشود. افراد فعال در این فاز عبارتند از : مدیران اجرایی، کاربران نهایی، پرسنل پشتیبان IT .
در پایان مبحثERP باید به نکات زیر نیز اشاره کرد:
ERP نیز مانند هر بسته نرم افزاری دیگر دارای معایبی است که با توجه به جنبه های فرهنگی، تکنولوژی و سازمانی و اهداف هر شرکت باید در انتخاب و بکار گیـریآن مطالعات جامع صورت گیرد. ممکن است قابل انعطاف ترین بسته ERP که بنظر می رسد با مدل و سبک سازمان مربوطه هم خوانی دارد ، در زمان پیاده سازی بـابحرانهایی همراه شود که قبلاً پیش بینی نشده است. به بیان دیگر انتخاب بسته نرم افزاری ERP مناسب کار سـاده ای نیسـت و یـک تصـمیم اسـتراتژیک بـرای هـرسازمانی است. موفقیت ERP در گرو تفکر بر جسته ترین افراد سازمان است وبه همکاری تمام پرسنل در سطوح مختلف سازمان نیازمند است.
آمارهای زیر که توسط مؤسسات تحقیقاتی معتبر ارائه شده است قابل بررسی و تجزیه و تحلیل است:
 ۳۵ % از پروژه های ERP در هنگام اجرا متوقف می شوند.
 ۵۵ % بیشتر از بودجه پیش بینی شده هزینه می شود.
 کمتر از ۱۰% طبق زمان بندی قبلی و بودجه مصوب اجراء می شوند.
 هزینه های پروژه ۱۷۸% بیشتر از بودجه مصوب است.
 حدود ۲۳% طولانی تر از برنامه زمان بندی بطول می انجامد.
 از لحاظ کارایی حدود ۴۰% موفق بوده اند.
موارد فوق گویای این مطلب است که باید در اجرای پروژه ERP مطالعات همه جانبه و دقیقی صورت گیرد وبهترین گزینه انتخاب گرددو همه مدیران، کارشناسـان ، تکنسینها و …. آماده استفاده از سیستمی جدید با فرآیندهائی استاندارد باشند و بهبود واصلاح گردش اطلاعات را از اهم فعالیتهای خود قرار دهند و این مهـم اگـر در مراحل پیاده سازی ERP بدرستی انجام شود توسعه وگسترش آن حتمی است در این صورت است که سازمان می تواند در آینده نه چنـدان دور از مزایـای سیسـتمهای اطلاعاتی مناسب بهره مند شود.

 مفهوم مهندسی دوباره:

در قسمت های گذشته در بحث ERP به عنوان مهندسی دو باره فرآیندهای سازمانی Reengineering اشاره ای شد در این قسمت به دلیل اهمیت این موضوع بهبررسی آن می پردازیم.

Reengineering
آغازی دو باره ، فرصتی دیگر برای بازسازی فرآیندها و دو باره سازی روشهای کار

روش کار در اکثر سازمانها و ادارات ایران به کلاف سردگمی می ماند که شروع از یک سرنخ لزوماً به انجام کار نمی انجامد و تاکید بر سرعت عمـل و کیفیـت بـالا جـز اتلاف انرژی و هزینه اضافی نمی گردد. زمانی که صحبت از ورود به بازار جهانی و جلب سرمایه های خارجی است دیگر روشهای کهنه جوابگوی نیازهای مدرن جامعـه نبوده و ساختارهای قدیمی شایسته این عزم ملی نمی باشد بلکه لازم است باز اندیشی اساسی در سازمان و روش کار منطبق با تکنولـوژی و محـیط رقـابتی روزانجام شود تا سازمانی نو و فرآیند محور ، جایگزین ادارات موروثی گردد.
زمانی که در ترافیک هم سواره و هم پیاده شاکی اند و در مقابل هم به اعتراض ایستاده انده، زمانی که در ادارات دولتی هم ارباب رجوع و هم کارمند گله مندند، زمانی که در صنایع و کارخانجات مصرف کننده وتولید کننده هر دو تحت فشارند و از حاصل کار خود ناراضی اند ،گناه افراد نیست و حتی تقصیر مدیریت و برنامه ریزی هـمنبوده و گره ها با سرمایه گذاری باز نمی شود مقصر اصلی سیستم حاکم بر فرآیندهای موجود است. در کشور ما اکثرًاً به فکر بهبود مسکن و به روز ساختن شرایط زندگی هستند. به ندرت کسی را می بینم که در جهت تجدید نظر در روشهای کار و فرآیندها تلاش کند . ایرانیان چه از نظر خلافیت و توانایی فکری و چه از نظر علاقه ووابستگی به کار از مردم ملل دیگر کم ندارند و حتی در پشتکار و نوآوری سر آمدند ولی سد معضلات ساختار متاسفانه منجر به دلسردی و اتلاف انرژی آنها شده و فرصتی برای شکوفایی آنها نمی ماند.
مهندسی مجدد یعنی آغازی دو باره ، فرصتی دیگر برای بازسازی فرآیندها و دو باره سازی روشهای کار . مهندسی دوباره به معنای کنار گذاشتن بخش بزرگیاز دانش و یافته های صد سال اخیر مدیریت صنعتی و شکستن فرضیات وقواعد قبول شده در داخل سازمان است در این رویکرد روش انجام کار و عنوانهای کهن و ترتیبات سازمانی گذشته همچون نحوه تقسیم بندی اداره ، شرح و ظایف و استاندارد سازی از اهمیت می افتند . آنها ساخته دوره ای هستند که دیگر سپری شده اند.
باوجود نقش ارزشمند تکنولوژی اطلاعات در مهندسی دو باره بایستی بگوئیم که این مفهوم با مکانیزه کردن سیستم ها کامًلاً متفاوت است مکانیزه کردن فرآینـدهایموجود شاید آسفالتکاری جاده خاکی کنونی است و یا بعبارتی آسان سازی انجام کارهای نادرست است به بیان دیگر اگر سیستم اطلاعات مـدیریتMIS بـر پایـهفرآیندهای کهنه طراحی شود کاربزرگی انجام نگرفته است. مهندسی دوباره سازماندهی مجدد و یا کوچکتر کردن سازمان هم نیست همچنین مهندسی دوباره همـانکاستن از لایه های سازمانی و افقی نمودن سازمان و یا بازسازی سازمانی نمی باشد، هر چند در نتیجه مهندسی دو باره ممکن است سازمانی افقی تر و کوچکتر گـرددولی مشکلات اساسی شرکتها ناشی از ساختار سازمانی آنها نبوده بلکه نتیجه اشکال در ساختار فرآیندهای انجام کار در آنها می باشـد . پیـ اده کـردن سـازمانی نـوبرفرآیند کهنه و غیر کار آمده مانند رنگ آمیزی دیواری فرسوده است .
اساس مهندسی دو باره بر بررسیهای مرحله ای و حذف مقررات کهنه و تصورات بنیادینی استوار است که زمینه ساز عملکرد کسب و کـارکنونی انـد اکثـر شـرکتهایانباشته از مقررات نانوشته ای هستند که از دهه های پیشین بجا مانده اندتا هنگامیکه این شرکت ها اینگونه مقررات را از سرخود باز نکنند هر گونه بازسازی و نوسازی بی تاثیر بوده و همانند گردگیری میزوصندلیها در ساختمانیهای ویرانه است. در مهندسی دو باره تجهیز موقت سیستم های موجود برای بهتـر کـ ردن کارهـا مـد نظـ ر نخواهد بود زیر همانند وصله کردن پارگیها است.
شرکت های که با کوشش های فراوان در پی از بین بردن دیوانسلاری اداری هستند راه را به اشتباه رفته اند زیرا مشکل از دیوانسـالاری نیسـت در واقـع دیوانسـالاری معلول علت دیگری است که همان تکه تکه کردن فرآیندها است . راه راهایی از آنها، مهندسی دو باره فرآیند کار می باشد که آنرا از تکه تکه بودن نجـات خواهـدداد.
در مهندسی دوباره باید به این سوال پاسخ داده شود که چگونه امروز با توجه به خواسته مشتری و تکنولوژی و دانش کنونی می توان فرآیندهای کـار را از نـو سـاخت.
مهندسی دو باره بطور دقیقتری عبارت است از:
 بازاندیشی بنیادین و ریشه ای فرآیندها برای دستیابی به پیشرفتی شگفت انگیز در معیارهای حساس چون کیفیت و سرعت خدمات .
در مهندسی دوباره از ابتدا شروع کردن به این معنا نیست که آنچه را که از پیش وجود دارد را ویران کنیم بکله بدین معناست که فرآیندهای سازمانی را از نو طراحی و بنا کنیم.
دگرگونی در فرآیند کار تقریبا همواره با دگرگونی ژرف در شکل و محتوای سازمان انجام دهنده آن همراه است . مهمترین عوامل آگاهی و بینش کافی از ضرورت تفکرفرآیند محوری،
 استفاده از فنون بهبود و طرح ریزی دو باره،
 توانمند سازی گروهها و افراد در فرآیند،
 و ارتباط نزدیک با مشتری است .
تجدید حیات و عقلانی کردن فرآیندها ، مارا به حذف فعالیتهای غیر مولد راهنمایی می کند حفظ و توسعه فرآیندهای مولد و مهـم ، محـور اصـلی مـدیریتفرآیندها است فرآیندهایی که در سازمان باقی مانند باید مسیر بهبود مستمری را به وجود بیاورند . مراحل بهبود از اصلاحات جزئی تا روشهای بهبـود مسـتمر و تـاطرح ریزی دو باره فرآیند را شامل میشود مستند سازی فرآیندها ، توانمند سازی گروهها و افراد و تعاملات بین فرآیندها در سازمان عناصر اصـلی سـازمان فرآینـدمحور می باشد.

 اجرای مهندسی دوباره وفرهنگ سازی:

Business Process Re-engineering – BPR
مهندسی مجدد فرآیندکار

امروزه رویکرد نوینی که از دریچه کاملا جدیدی به سازمانها می نگرد مهندسی مجدد فرآیند است . از اواخر دهه ۹۰ سازمانهای مختلفی در کشورهای پیشرفته صنعتی با یاری جستن از رویکرد مزبور، موفق به دگرگونی در سازمان خود شده اند و هم اکنون نیزبرای دستیابی به دگرگونی مداوم تلاش می کنند. براساس این رویکرد در حال حاضر دردوره ای به سر می بریم که تغییرات آن به مراتب بنیادی تر از تغییر و تحولات انقلاب صنعتی است و از همین رو سازمانها برای حفظ بقا و حضور خود در صحنه رقابت ناگزیربه دگرگونی و استفاده از تازه ترین دستاورهای تکنولوژی برای دستیابی به بالاترین سطح بهبود توانایی های خود و کارکنان هستند. سازمانهایی که برنامه مهندسی مجدد را باموفقیت به انجام رسانند، ضمن دستیابی به نتایج بنیادی در کوتاه مدت ، از چنان انعطافی برخوردار می شوند که قادر به دگرگونی مـداوم نیز خواهند شد. از جمله دستاوردهای این رویکرد، ارائه خدمات با کیفیت به مشتری ، کاهش هزینه ، سرعت بخشیدن بـه امـور و درنهایـت ، بهبـود عملکـرد سـازماناست .
مهندسی دوباره با گامهای کوتاه و بااحتیاط، شدنی نیست. تنها اقدامات همه جانبه و اساسی است که می تواند نتایج چشمگیری به وجـود بیـاورد. بیشـتر شـرکتها درزمان طراحی مجدد در وضعیتی هستند که تنها امیدآنها، رهایی از روشهای کهنه و غیرکارساز است که در صورت ادامه به نابودی آنها خواهد انجامیـد. ولـی شـرکتهای موفق در مهندسی مجدد اکثراً در زمان رفاه با فراقت به بهبود اساسی و تضمین رفاه آینده خود می پردازند که در دنیـای پـرتلاطم کسـب وکـار، قابلیـت انعطـاف و نوآوری خود را افزایش بدهند .یک شرکت چگونه فرآیندهای کسب وکارش را دوباره طرح ریزی کند، از کجا شروع کند ، چه کسی مشغول این کار شود ، اندیشه هـای لازم برای تغییر اساسی از کجا می آید، در گذشته شرکتها در انجام تغییرات اساسی از شیوه آزمون و خطا استفاده می کردند که متاسفانه در کشور مـا اینگونـه عمـلشده است . ولیبراساس تجارب دهسالهشرکتهای غربی مجموعه تکنیک های موثری به وجود آمده که سازمانها می توانند به طور هوشمندانه بـرای ابداع دوباره شیوه انجام کار از آنها استفاده کنند.

مراحل اجرایی مهندسی مجدد را می توان بصورت زیر برشمرد:
۱- درک فرآیند کار موجود: مهمترین و اساسی ترین مرحله مهندسی مجدد فرآیند، درک و تشخیص فرآیندهای سازمان موجود ، جمع آوری اطلاعات راجع به آنها و سپس ترسیم نمودار آنها است . به کمک این روش می توان به آسانی مشخص ساخت که در کجا و چگونه فرآیندها را بهبود بخشید .
درواقع، درک فرآیند به حذف فعالیتهای فاقد ارزش افزوده ، تاخیرها و دوباره کاری ها و نیزساده سازی فرآیند کمک می کند.
۲- طراحی مجدد فرآیند: در این مرحله پس از تعیین نقاط قوت و ضعف فرآیندهای موجود، بایستی باتوجه به منابع فنی و اجتماعی فرآیندها بهبود یابند یا دوباره طراحی شوند. به کمک این روش می توان کارآیی ، اثربخشی و انعطاف پذیری فرآیندها را بهبودبخشید.
۳- اجرای فرآیند : در این مرحله فرآیند بهبود یافته یا دوباره طراحی شده باید ازطریق اعمال تغییرات ضروری در ساختار سازمانی و سیستم اطلاعاتی موجود و حتی درفرهنگ سازمانی به اجرا درآید.
۴- ارزیابی و بهبود مستمر فرآیند: در این مرحله فرآیندهای به اجرا درآمده ، باید از نظرکیفی به گونـه ای مستمر ارزیابی و کنتـرل شـوند تـا بـدینطریق ، هرگونه اشکال و یا عدم کارآیی احتمالی آنها از میان برداشته شود و به صورت مستمر بهبود یابند.
 در ادمه بحث به موضوع فرهنگ سازی در اجرای مهندسی مجدد در سازمان می پردازیم موثرترین عامل موفقیت مهندسی مجدد توجه به مسائل فرهنگی و منابع انسانی سازمان است. فرهنگ سازمان باید منطبق با رسالت و ساختار سازمانی نوین ساخته و پایـه گـذاری شـود. دگرگونیهـای فرهنگـی مهندسـی دوبـاره شرکتها به ژرفی ساختار آنهاست.در این فرهنگ جدید کارکنان یاد می گیرند که برای مشتری کار کنند نه مسئولین شان و پاداش آنان به رضایت مشتری وابسته است و ارزشها و اعتقادات می بایست با سازمان مشتریگرا همخوانی داشته باشند. در مهندسی فرآیندها، مدیران بایستی بااستفاده از مهارتهای روابـط انسـانی بـه ترویج فرهنگ مساعد از جمله توجه به فرد و اعتماد به نفس، خطرپذیری و گرایش به دگرگونی، احساس تعلق و مالکیت فردی در سازمان بپردازند.
در سازمانهای سنتی، مدیران از حوزه عملیات به دور افتاده اند. عمده توجه آنها به امور مالی شرکت و رسیدن به حد نصابهای تعیین شده است. با افقیشدن سازمان پس از مهندسی مجدد مدیران ارشد به عنوان مربی به مشتریان و کارکنان مولد نزدیکتر می شوندو وظیفه اصلی آنها طراحی و آماده کردن زمینه درست انجام کـار و برقراری سیستم مدیریت فرآیندی است. مانند یک مربی فوتبال که در بازی شرکت نمیکند ولی در طرح نقشه بازی و توجه به عملکرد بازیکنان صمیمانه و مسـئولانه مشارکت دارد .
در فرهنگ جدید داشتن اختیار، لازمه کار در سازمان نوین است. کارکنان تیمهای فرآیندی نه تنها اختیار دارند، بلکه باید اندیشه، قضاوت، تصـمیم گیـری و دخالـت خود را به کار برند. در ساختار تازه ،تیمها جایگزین ادارات تخصصی سنتی شده و فراسوی روش ساختگی سازمانبندی گذشته گرد هم میآینـد تـا نیازهـای مشـتری را به طور مرتبط در جریان بیندازند .
در مباحث فرهنگی باید دقت داشت که فرهنگ داخل سازمان متاثر از فرهنگ جامعه است و به کندی قابل تغییر است. کارگر محافظه کاری که عادت به کـار تیمـی و انضباط شخصی ندارد و به دلایل تاریخی و اجتماعی اعتمادش را به سیستم و مدیریت از دست داده است، به سختی می تواند عضو مـوثر تیم خودگردان شـود و یـا درآموزش و تجربه های جدید داوطلب گردد .رفتارهای ناشی از حجم کار و روش غلط فرآیندها در کشور ما کارمند را بهسوی رفع مسئولیت، کـار انفـرادی، و مقاومـت در برابر تحول کشانده است . تعدیل این فشارها و تصحیح فرآیندها همراه با آموزش و آگاهی می تواند فرهنگ پذیری سازمانها را افـزایش دهـد، ارزشـها و اعتقـادات نوین را بپروراند و محیط را برای رسیدن به کلاس جهانی هموار سازد.در صورتیکه در مورد مسائل فرهنگی و نیروی انسانی درست عمل شود دگرگونیها ی ایجاد شده می تواند یک انرژی دهنده قدرتمند و نیروی مخالف باشد که به تحولهای محصولی ورقابتی بینجامد.

 موفقیت در مهندسی دوباره و موانع موجود:

برای موفقیت در برنامه مهندسی مجدد وپیاده سازی موفق ERPباید شرایط زیر در سازمان وجود داشته باشد.
۱ – احساس درد از وضعیت موجود: وضعیت موجود باید به معنای واقعی کلمه دردآورباشد تا سبب تشویق کارکنان به حرکت شود.
۲ – منافع حاصل از دگرگونی: منافع پیش بینی شده حاصل از مهندسی مجدد باید روشن و باورکردنی باشد تا به سازمان کمک کند که اراده و عزم لازم برای حرکت به جلو را فراهم سازد.
۳ – حمایت و درک ضرورت دگرگونی: اگر مدیریت سازمان در مورد ضرورت و نیاز به دگرگونی قانع نشده باشد، قادر به حمایت جدی از طرح دگرگونی نخواهد بود و اگرپشتیبانی موردنیاز برای دگرگونی در سطوح فوقانی به صورت ریشه ای و در سطحی که مهندسی مجدد به آن نیاز دارد، ظاهر نشود، هرنوع برنامه ای که برای مرحله استقرار تهیه شده باشد، با شکست مواجه خواهد شد.
مهندسی مجدد ساده است ولی آسان نیست .مشتری گرایی و فرآیند محوری طبیعی است ولی بدیهی نیست. تغییرات بنیادین و شگفت انگیز خواست همه شرکتها است ولی بندرت تحقق می یابد. دلیل آن شاید تعجب برانگیز باشد که بیشترین مقاومت نه از طرف کارگران و کارمندان بلکه از جانب مدیران شرکتها است که در حفظ مرزهای موجود خود تلاش دارند. مدیران ارشدی که باید با آگاهی و تعهد ، رهبری طراحی مجدد را به عهده گیرند به بهانه ریسک و زمان طولانی از تغییرات اساسی می پرهیزند. در مدیریت سنتی ، اندیشه قبیله ای ما در برابر آنها حاکم است. در این دیدگاه کهن، کسب وکار میدان جنگ هرکس در برابر دیگران تلقی می شد. دیوار سازمانها بلند، استوار، و سخت نگهبانی شده و بدبینی متقابل ، مدیران را وادار می سازد تا استحکامات دژ شرکت را هرچه بیشتر کنند. فرآیند محوری به مفهوم برداشتن دیوارهاست. مهندسی مجدد چیزی بیش از مرزهای درون سازمان را نابود می کند .همه موانع و مرزها در کسب وکار فرو می ریزند. توجه عمده شرکتها از تمرکز برروی فعالیتهای خرد که در درون مرز شرکت انجام می شود به کل فرآیند تغییر می یابد که با گذر از دیوارهای میان شرکتها تکمیل می گردد .
مشتریان و تامین کنندگان عملاً در فرآیندهای شرکت نقش خواهند داشت .
در چند سال گذشته، مبانی مهندسی مجدد بهمراه دیگر مباحث مدیریت نوین جای خود را در کتابفروشیها و سمینارها بازکرده و سازمانهای پیشگام ایرانی، در تلاش به دسترسی به نتایج شگفت انگیز، پروژه های سطحی و کوتاه مدت را انجام دادند. ولی به دلیل عدم آگاهی و آموزش کافی و یا عدم تعهد مدیریت تابه حال مورد موفق تکمیل شده طراحی مجدد در ایران وجود ندارد. اکثر منابع کلیدی کشور و حتی سازمانهای پیشرو و یا نوپا هنوز در ساختار سنتی درجا می زنند.
از سازمانهای متعددی می توان نام برد که با اجرای پروژه های عجولانه وخرید کلان سیستم ها از خارج بدون کار مطالعاتی وکارشناسی، در جستجوی راه میان بر هستند وتوانسته اند به تغییرات موقت و یا غیرقابل توجهی دست یابند ونیز تعدادی از سازمانهای تولیدی بااستفاده از ابزار تضمین کیفیت و اتوماسیون در بهبود مستمر عملیات تلاش دارند و آن را طرح ریزی دوباره می نامند. اما باید گفت که آویختن علامتی بر یک گاو او را تبدیل به اسب نمی کند .
مشکلات و محدودیتهای اجرای مهندسی مجدد در ایران اکثراً فرهنگ سازمانی و مدیریتی است نه توانائیهای تکنیکی و کاری. سازمانهای سنتی عموماً وظیفه گرا و عمودی هستند و مدیریت ارشد بندرت در مسائل بنیادی و تحول درگیر می شود. کارمندان احساس تعلق و مالکیت به شرکت ندارند و از تجربه هـای تـازه و ریسـک دوری می کنند. و در نتیجه توجه به برنامه ریزی درازمدت و نیازهای مشتری و قابلیت انعطاف به حداقل رسیده است .درک ابعاد تحولی که در کسب و کـار جهـانی امروز جریان دارد برای مدیران و کارکنان دشوار می نماید .
اما باید باور داشت که امروزه سازمانهای موفق به منظور فراهم آوردن شرایط ادامه حیات در محیط رقابتی پیچیده امروز، به کمک مهندسی مجدد دست به دگرگونی و نوآوریهای بسیاری زده اند ازجمله پیامدهای این اقدام ،ارائه خدمات و محصولات با کیفیت به مشتری ، کاهش هزینه ،سرعت بخشـیدن بـه امـور و در نهایـت بهبـودعملکرد سازمان است . باوجود این مزایا ، باید اذعان داشت که مهندسی مجدد و پیاده سازیERP در سازمان در مراحل آغازین استقرار موجب دلواپسی و بـروزمشکلاتی در سازمان می شود. اما اگر این مهم با دقت وپیش بیینی های لازم انجام گیرد می توان امیدوار بود که سازمان ومجموعه کارکنان وقت بیشتری صرف کار مفید کنند و کارهای قدیمی ویکنواخت حذف شده وفعالیتها ارضاء کننده تر شود که در نتیجه باعث دسترسی آسان به اهداف سازمانی و حفـظ کرامـت انسـانی کارکنان خواهد شد.

ms seconds hours days weeks month years

مشخصات پروژه برنامه ریزی منابع سازمانی در ذوب آهن اصفهان
Enterprise Resource Planning
پیمانکار : شرکت باسا با همکاری GTS امارات مدت اجرای پروژه : ۱۳ ماه تاریخ شروع : ۳/۶/۸۲ تاریخ اتمام : ۳/۷/۸۳
نام بسته نرم افزاری : Oracle E . Business suite تحت لیسانس شرکت اوراکل

برنامه های کاربردی که در این پروژه نصب و بومی سازی شده اند عبارتند از:
(Financial Modules) الف ) سیستم های مالی
، (Oracle General ledger and Budgeting) دفتر داری کل و بودجه بندی ·
، ( Oracle Fixed Assets) اموال و دارائیهای ثابت ·
، (Oracle Accounts Payable) حسابهای پرداختنی ·
، (Oracle Accounts Receivable) حسابهای دریافتنی ·
، (Oracle Cash Management ) مدیریت نقدینگی ·

‌ب (Supply chain Management )ب ) زنجیره تامین ،تدارکات وفر
، (Oracle Purchasing ) خرید ·
، (Oracle Order Management ) (سفارشات مشتری (فروش ·
، (Oracle Inventory ) (انبارها ( محصول و مواد ·

‌ج (Oracle Human Resource) ج ) سیستم های نیروی انسا
، (Oracle Human Resource) پرسنلی ·
، (Oracle Payroll) حقوق ودستمزد · ، (Oracle Time and Labor ) حضور وغیاب ·

‌د (Manufacturing) د ) فرآیند تول ( Material Requirements Planning / Master Production Scheduling )برنامه ریزی تولید / برنامه ریزی مواد ·
· اجرای برنامه های تولیدWork In Process)) ،
· لیست مواد ، انرژی ،ماشین و نیروی کار به ازای یک تن محصول مورد نیاز (Bill Of Material) ،
، (Quality Management) کیفیت محصول ·
· مدیریت هزینه (قیمت تمام شده (Cost Management) ،

‌ه (Enterprise Asset Management) ه ) در حوزه نگهداری وتعمیر
، (Maintenance Management) نگهداری وتعمیرات ·

گروه های فعال در پروژه ERP در ذوب آهن اصفهان

· پیمانکار خارجی ۵۱ نفر
· پیمانکار داخلی ۱۷ نفر
· مدیریت پروژه ۱۱ نفر
· کارشناسان ذوب آهن حدود ۱۱۰ نفر
· اپراتور جهت ورود اطلاعات به سیستم ها ۳۵ نفر
· جلسات کارشناسی و تخصصی حدود ۲۰۰۰ ساعت

اهم فعالیت های انجام شده در پروژه ERP

· تجهیز و پشتیبانی سایت پیاده سازی پروژه
شامل پنج سرور ERP نصب سرورهای اصلی · Development server
Training server Test server DB server
Application server Backup نصب سیستم
· طراحی و اجرای شبکه جامع دیتای ذوب آهن
· آماده سازی کامپیوترهای کاربران حدود ۱۰۰۰کامپیوتر
· تعریف کابران وسطوح دسترسی حدود ۱۵۰۰ کاربر
· سمینارها و نشست های متعدد جهت مدیران وکارشناسان حدود ۱۰۰ مورد
· آموزش اولیه آشنایی با کلیات سیستم ها در سطوح مدیران و کارشناسان حدود ۲۰۰ نفر
· آموزش تخصصی کاربران اصلی(Power User ) حدود ۱۵۰ نفر
· آموزش کاربران نهایی حدود ۸۰۰ نفر
· تولید گزارشات جدید تاکنون نزدیک به ۲۰۰ گزارش
· ایجاد و ویرایش دستورالعمل های کاری بر اساس فرآیندهای ERP بیش از ۱۰۰ مورد

چگونه پیاده سازی برنامه های اراوکل در ذوب آهن اصفهان

در ذوب آهن اصفهان متدولوزی( AIM – Application Implementation Method ) ، به منظور پیاده سازی مجموعه بسته های نرم افزاری ERP انتخاب گردید در این روش برای پیاده سازی برنامه های کاربردی اوراکل چهارچوب خاصی دنبال می شود . این روش از ۶ فاز مستقل به شرح زیر تشکیل شده است:

۱- (Definition ) شناخت: در این فاز تیم پیمانکار و کارفرما برای برنامه ریزی مراحل کار ، بررسی منابع و محدودیت ها، تعیین اهداف پروژه و سازماندهی تیم های عملیاتی در کنار هم کار می کنند.
۲- Operations Analysis) ) تحلیل عملیات: در این فاز تیم پروژه نسبت به جمع آوری اطلاعات فرآیندهای کاری در ذوب آهن اقدام می نماید که به موجب آن بتواند تفاوت سطح مراحل کاری جاری با برنامه های کاربردی استانداردERP را استخراج نمایدو نیزتصمیم گیری در مورد فرآیند های کاری آینده در ذوب آهن در این فاز انجام می شود.
۳- Solution Design)) طراحی راه حل: در این مرحله با توجه به تصمیم گیری های مرحله قبل راه حلهای مناسب جهت انطباق فرآیندهای کاری جاری با فرآیندهای استانداردERP ارائه می شود.
۴- ( Build)ساخت : در این فاز راه حلهای انتخاب شده با بومی سازی نرم افزار و ایجاد برنامه های واسط بصورت عملی ساخته می شود.
۵- (Transition)مرحله گذار(انتقال) : در این مرحله برنامه های ساخته شده در قسمت قبل بصورت عملی در ذوب آهن به اجرا در می آید وداده ها از سیستم های قبل به سیستم های جدید منتقل می شود و نقاط ضعف آن اصلاح می گردد. در این فاز فرآیند های کاری جاری و برنامه های ایجاد شده توسط ERP بصورت موازی کار می کنند. بعبارتی برنامه های کاربردی در محیط واقعی آزمایش می شوند.
۶- (Production)بهره برداری از سیستم: آخرین فاز پیاده سازی ERP استفاده از برنامه های کاربردی است که بصورت مستقل در محیط واقعی وارد عمل می شود . در این مرحله فرآیندهای کاری استاندارد جای فرآیندهای کاری جاری ذوب آهن را می گیرد و کلیه سیستم های قدیمی از مجموعه حذف می گردد.

برخی از مستندات پروژه منطبق بر متدولوژی AIM

سند راهبردی پروژه ، اهداف CR010 برنامه زمان بندی پروژه WM020
Definition فاز
شناخت فرآیندهای موجود RD020 استراتژی تبدیل اطلاعات CV010
Analysis فاز
فرآیندهای آینده سازمان BP080 فاصله فرآیندهای موجود نامنطبق با استاندارد BR010 تنظیمات سیستم BR100
Design فاز
سطوح دسترسی به سیستم ها BR110 معماری برنامه ها TA040 استراتژی انتقال از وضعیت قدیم به جدید PM010 برنامه های تبدیل اطلاعات CV060
Build فاز
مراحل تست سیستم TE020 تست یکپارچگی TE050 ERP نقش آموزش و فرهنگ سازی در پیاده سازی

ERPمجموعه سیستمی است برگرفته از استانداردها و تجربیات موفق که برای کمک به بهبود انجام فرآیندهای سازمان شامل: فعالیتهای مالی، تولیدی، بازرگانی و پشتیبانی بکار گرفته میشود. به عبارت دیگر ERP فرآیندهای سازمان را دچار تغییر می کند . مهمترین اصلی که درتغییرفرآیند مدیریتی سازمان دخالت دارد بحث آموزش و تعلیم است. این موضوع در پیاده سازی ERP از اهمیت ویژه ای برخوردار است. با پیاده سازی ERP قرار نیست فرآیندهای موجود سازمان مکانیزه شود بلکه باید روش های کاردر سازمان به استاندارد های ERP نزدیک و در شرایط ایده آل منطبق گردد. برای این منظور باید کلیه پرسنل آمادگی تغییر و تحول در روش کارهای جاری را در خود ایجاد کنند و قبول کنند که وضعیت موجود در سازمان مطلوب نیست و باید کارها به روش مناسبتری انجام شود. در صورتیکه فرهنگ تغییر وتحول در سازمان همه گیر شود آنوقت است که می توان گفت بسته های نرم افزاری ERP می تواند راه حلی برای حل مشکلات امروزه باشد . برای دستیابی به این مهم نقش آموزش در تغییر فرهنگ فعلی سازمان و کاهش مقاومت سازمان در مقابله با تغییرات و نیز آموزش های پایه کامپیوتر و سیستم های مکانیزه از اهمیت خاصی برخوردارخواهد بود .
چگونگی معماری برنامه های کاربردی اوراکل

اوراکل جهت انجام عملیات خود در سیستم ERP معماری خاصی را پیش بینی کرده است. در این نوع معماری مجموعه فرآیندهایی که توسط اوراکل ارائه می شوددر سه سطح( Tier ) توزیع می شود.
سطح اول که لایه نمایش( Desktop Tier ) نامیده می شود در اختیار کاربران ERP قرار می گیرد . بعبارتی کامپیوتر کاربران توسط یک مرورگر اینترنتی
مانند( Internet Explorer ) می تواند به برنامه های مورد نیاز خود درERP دسترسی پیدا کند و نتایج حاصل از عملیات خود را به لایه های دیگر انتقال دهد. سطح دوم(میانی) بنام لایه برنامه های کاربردی( Application Tier ) نامیده می شود که در واقع رابط لایه اول و سوم است و در برگیرنده کلیه سرویس های مورد نیاز فرآیند های موجود در سازمان می باشد.این لایه شامل شش سرویس دهنده است:
Web server , Forms server , Concurrent server , Reports server , Discover server , Admin server
لازم به توضیح است مجموعه سرویس دهنده های فوق می توانند بر روی یک یا چند سرور پیاده سازی شوندو نهایتا” سطح سوم است که لایه پایگاه داده (Database Tier ) نامیده می شود که در برگیرنده کلیه داده های مجموعه ERP است.
با توجه به این نوع معماری کاربربه هیچگونه نرم افزار خاصی جزء یک سیستم عامل مانند ویندوز و یک مرورگر وب نیاز ندارد وکاربر با استفاده ازمرورگر برنامه هایی که مجاز به دسترسی آنهاست را فرا می خواند همانند دسترسی به سایت های اینترنتی و سپس با توجه به نوع عملیات مورد نیازکاربر، داده ها از کامپیوتر کاربر به لایه پایگاه داده انتقال یا از آن فرا خوانده می شود و با توجه به اینکه همه برنامه های کاربردی ERP از یک پایگاه داده بهره مند می شوند کلیه سیستم های موجود بصورت یکپارچه عمل خواهند کرد و در صورتیکه قرار باشد برنامه ای در ERP تغییر داده شودیا به آن اضافه گردد، فقط کافی است آنرا در لایه برنامه های کاربردی اضافه یا اصلاح کرد و بدین ترتیب کلیه کاربران می توانند از آن بهره مند شوند.

· سیستم دفتر داری عمومیGeneral Ledger) ) :

این ماجول قلب سیستم مالی و در بر گیرنده کلیه اطلاعات و ساختار اصلی نظام مالی و سر مقصد تمامی ماجول های دیگر این سیستم است .
عمده فعالیت هایی که در دفتر داری عمومی انجام می شود عبارتند از:
– مدیریت وکنترل مالی سازمان.
– ایجاد و ویرایش اسناد به صورت دستی و اتوماتیک.
– تائید ، ثبت و ارجاع اسناد به صورت تکی و دسته ای.
– تعریف بودجه سازمان و کنترل حسابها بر اساس بودجه تعریف شده.
– تعریف ساختار کدینگ حسابها در سطوح مختلف ( حداکثر ۳۰ سطح.)
– تعریف واحد های مختلف ارزی و نرخ های تبدیل ارز.
– تعریف و استفاده از تقویم ها و دوره های مالی مختلف.
– تعریف حسابهای مستقل و حسابهای مشترک جهت سازمان های وابسته.
– تعریف و تدوین تجمیع حسابهای سازمانهای مادر و وابسته که دارای حسابهای مشترک با سازمان اصلی می باشند، در پایان دوره مالی.
– تائید، بررسی و ثبت اسناد تولید شده در سایر بخش ها و ارسال اطلاعات به بخش های دیگر سازمان
– دریافت اطلاعات واسناد از سیستم های غیر ERP توسط فایل های واسط.
– استفاده از Work Flow ها یا ابزارهای گردش کار جهت تعریف و کنترل روالهای مربوط به چرخه ایجاد ، تایید و ثبت اسناد ، عملیات بودجه و سایر عملیات ها.
– ارائه گزارشهای کامل از فعالیت های مالی سازمان در سطوح مختلف تحلیلی، کاربردی و مدیریتی به مدیران ، بازرسان و سایر اشخاص و بخش های سازمان.
– ( Set of Books ) دفاتر مالی
دفاتر مالی یک سازمان نگهدارنده ترازها ، ثبت ها و سایر اطلاعات مالی و حسابداری آن سازمان می باشند. تنظیم و نگهداری این دفاتردر دفتر داری عمومی انجام می شود . برای تنظیم دفاتر مالی سازمان سه مشخصه و پارامتر اساسی بایستی ایجاد وتنظیم شوند که عبارتند از:
۱- ( Currency) واحدهای ارزی
۲- ( Chart of Accounts) ساختار کدینگ حسابها
۳- تقویم های مالی ( Calendars )

· سیستم مدیریت نقدینگی( Cash Management ) :

این ماجول مدیریت اطلاعات نقدینگی و کنترل گردش وجه نقد در سازمان و عملیات مغایرت گیری و پیش بینی نقدینگی را بر عهده دارد.
اهم فعالیت هایی که در این ماجول انجام می شود عبارتند از:
– دریافت اطلاعات بانکی مثل اسناد مربوط به چک ها از بانک.
– مغایرت گیری اطلاعات و اقلام بانکی با پرداخت ها و در یافت ها.
– بررسی گردش وجه نقد در سازمان.
– ارائه گزارش های مربوط به اطلاعات بانکی.
– ارائه گزارش های وضعیت گردش نقدینگی.
– : ( cash for a casting ) پیش بینی نقدینگی
در پیش بینی نقدینگی سازمان عوامل در آمد زا و هزینه ای دخیل می باشند، به همین جهت هنگام پیش بینی وجه نقد تمامی بخش هایی که به نحوی با منابع در آمدزا یا منابع هزینه زا در ارتباطند با مدیریت نقدینگی مرتبط خواهند بود .

· سیستم دارایی ها( Assets ) :

این ماجول نگهداری اطلاعات دارایی ها و اموال و محاسبه استهلاک به روش های مختلف را بر عهده دارد.
اهم وظایف این ماجول و فعالیت های آن عبارتند از:
– ایجاد وویرایش اطلاعات دارایی ها و ورود آنها به سیستم های دارایی.
– ثبت اطلاعات در مورد موقعیت فیزیکی دارایی ها.
– ثبت اطلاعات مربوط به وضعیت استفاده از دارایی ها، مستهلک کردن و بکارگیری مجدد دارایی ها.
– محاسبه استهلاک با روشهای مختلف.
– استخراج و نگهداری موجودی دارایی ها( Inventory ).
– مغایرت گیری دارایی های موجود در سیستم توسط ارتباط با سایر ماجول ها مثل دفتر داری عمومی ،حسابهای پرداختنی و پروژه ها.
– ارائه گزارش های مختلف در مورد وضعیت دارایی ها و اموال.
– دسته بندی مجدد دارایی ها، انتقال دارایی ها بین افراد یا بخش های مختلف و ورود دارایی ها از ماجول های دیگر مثل حسابهای پرداختنی .

· سیستم حسابهای پرداختنی( Accounts Payable ) :

این ماجول بخش فعالیت ها و عملیات مالی زنجیره خرید و فروشندگان و فاکتورهای هزینه و پرداخت ها را عهده دار است.
اهم فعالیت هایی که در حسابهای پرداختنی اوراکل انجام می شودعبارتند از:
– تعریف و تنظیم اطلاعات فروشندگان .
– ورود اطلاعات فاکتورهای خریدبه صورت دستی و اتوماتیک.
– استفاده از اطلاعات مربوط به بانک ها.
– دریافت ، ورود ، تاثیر و ثبت اطلاعات فاکتورهای هزینه و صورت حسابهای خرید.
– تعریف متدهای مختلف پرداخت به صورت زمانبندی شده ، با روش های مختلف مثل : چک ، نقد ، الکترونیکی و….
– تعریف Payment term ها جهت اعمال تخفیف های مختلف بر حسب زمان سررسید و نوع پرداخت ها.
– ایجاد اسناد مربوط به حسابداری پرداخت هاو توزیع حسابها به مراکز هزینه مختلف.
– انتقال اسناد پرداختنی جهت ثبت در دفتر داری عمومی.
– کنترل و تطبیق اطلاعات سفارش خرید ، اقلام صورت حساب، اجناس دریافت شده و کیفیت کالاهای دریافتنی.
– دریافت اطلاعات از سیستم های غیر ERP توسط فایل های واسط.
– بستن دوره ای حسابها و اخذ گزارش های مربوط به مغایرت ها و حسابداری پرداخت ها.
– ارائه گزارش های متنوع کاربردی ، مدیریتی ، تحلیلی.
– استفاده از Work flow ها یا ابزارهای گردش کار جهت تعریف و کنترل روالهای مربوطه.

· سیستم حسابهای دریافتنی( Accounts Receivable ) :

این ماجول عهده دار فعالیت های مالی سیستم فروش می باشد.
اهم فعالیت های این ماجول عبارتند از:
– تعریف و ویرایش و ثبت اطلاعات مشتریان.
– ثبت اطلاعات مربوط به حسابهای فروش.
– ورود اطلاعات صورت حسابها به صورت دستی و اتوماتیک.
– تعریف متد های مختلف دریافت به صورت زمانبندی شده از قبیل : دریافت نقدی ، چک ، الکترونیک و. …
– تغییر و اصلاح صورت حسابها بر اساس اعطای اعتبار به مشتریان و تخفیف های اعطایی.
– مشاهده تمام رویدادهای مشتریان و ارائه گزارش های لازم به مشتریان.
– انتقال اسناد دریافتی به دفتر داری عمومی جهت ثبت در دفاتر حسابداری.
– کنترل و تطبیق در خواست فروش ، اجناس تحویل شده ، اقلام آمده در صورت حسابها و مبالغ دریافت شده.
– دریافت اطلاعات از سیستم های غیر ERP توسط فایل های واسط.
– ارائه گزارش های متنوع کاربردی ، مدیریتی و تحلیلی.
– استفاده از ابزارهای گردش کار یا Work flow ها جهت تعریف و کنترل روالهای مربوطه.

( Oracle Purchasing ) سیستم خرید ·

برنامه کاربردی خرید برای خریداری و دریافت کالا، خدمات مورد نیاز سازمان و سازماندهی فروشندگان مورد استفاده قرار می گیرد.این عملیات شامل مدیریت وبررسی در خواست ها و سفارشات خرید ، امور مربوط به استعلام گیری و جواب استعلام و نیزمدیریت و بررسی تامین کنندگان و دریافت کالا می باشد این برنامه کاربردی در ارتباط با برنامه های کاربردی نظیر برنامه ریزی موادMRP) ) می تواند طوری تنظیم شود که برای اقلام مورد نیاز ، در خواست های خرید اتوماتیک صادر کند .
اهم خصوصیات برنامه کاربردی خرید عبارتند از :
– قابلیت ایجاد و نگهداری درخواست خرید Requisition
– قابلیت ایجاد و نگهداری و تعیین منبع سفارش خرید Purchase Order
– قابلیت ایجاد و نگهداری استعلام RFQ و جواب استعلام Quotation
– مستند سازی و ثبت تائیدها و کنترل ها – دریافت Receiving و بازرسی Inspection
– برگشتی به فروشنده ها Returns
– عملیات رسیدهای آینده Accrual Receipt و ورود تغییرات قیمت به GL ( دفتر داری مومی)
– نگهداری لیست تامین کنندگان و تامین کنندگان تائید شده برای هر کالا

(Oracle Inventory) سیستم انبارداری ·

این برنامه کاربردی یکی از مهمترین برنامه های کاربردی اوراکل است و به عنوان مرجعی در تولید و توزیع کالا مطرح می باشد.برنامه انبار شامل تمام Item)) اقلام است و هر برنامه ای که ارتباط با Item دارد از اطلاعات انبار استفاده می کند.
در هر سازمان item شامل تمام کالاها و خدماتی است که سازمان آن را خریداری ، تولید و یا به فروش می رساند.
اهم خصوصیات سیستم انبارداری عبارتند از:
– رسید کالا از فروشنده به انبارها Receiving
– Sub inventory Transfer انتقال بین انبارها
– Inter organization transfer انتقال بین سازمان
– درخواست انتقال بین انبارها Move Order
– عملیات متفرقه جهت بالابردن موجودی وکم کردن موجودی انبارها Miscellaneous transaction
– RMA (Return material authorization) اجازه برگشت جنس به مشتری
– برگشت کالاهای غیر قابل قبول و اضافه به فروشنده RTV (Return to vendor)
– Inventory Planning برنامه ریزی انبار
– Min – Max Planning برنامه ریزی حداقل حداکثر Reorder Point Plan نقطه مجدد سفارش –
– Inventory accuracy کنترل موجودی
– ABC analyze کالاها ABC دسته بندی
– Cycle Counting شمارش دوره ای
– Physical Inventory انبار گردانی

(Oracle order Management )سیستم فروش ·

سیستم فروش قادر است سازماندهی سفارشات مشتریان و انجام عملیات حمل را مدیریت نمایید .
اهم خصوصیات سیستم فروش عبارتند از:
– ایجاد انواع سفارشات فروش
– ثبت سفارش فروش
– ایجاد Hold های دستی و خودکار برای سفارشات
– برنامه ریزی تحویل
– سازماندهی عملیات حمل
– ایجاد لیست قیمت ها
– ثبت کلیه مراحل تغییرات در سفارش های فروش

· سیستم برنامه ریزی مواد وتولید MRP/MPS

سیستم برنامه ریزی شامل برنامه ریزی تولید و برنامه ریزی مواد اولیه مورد نیاز تولید براساس سفارش مشتری / بیش بینی بازار / ظرفیت تولیـد / موجـودی انبارهـا وکالای در جریان ساخت می باشد.
قابلیت های این سیستم عبارت است از:
– ایجاد سفارش خرید مواد اولیه بصورت خودکار
– ایجاد Job های تولیدی بصورت خودکار
– قرار دادن محیط مناسب جهت برنامه ریزان Work bench
– برنامه ریزی و کنترل براساس محدودیت زمانی
– ارتباط با برنامه نگهداری و تعمیرات و اعمال اثرات آن برروی برنامه ریزی مواد و تولید
– ایجاد محیط برنامه ریزی براساس ظرفیت تولید RCCP

· سیستم موجودی در جریان ساخت Work In Process

برنامه WIP از فعالیتهای تولیدی کارگاهها پشتیبانی می کند و نیز از ترکیبی از متدهای تولیدی شامل : Discrete گسسته ، Repetitive تکراری ، Assemble to Order ساخت بر اساس سفارش و Work Order سفارش کار ، پشتیبانی می کند.

در زیر ویژگیهای اصلی WIP بیان شده است:
– کنترل و مدیریت مواد،
– کنترل کارگاه و تراکنشهای آن ،
– مدیریت منابع،
– کنترل وضعیت کار،
– قیمت تمام شده ، ارزیابی قیمت و اختلاف با استاندارد،
، Out Side Processing کار خارج از سازمان-
– ایجاد سفارش کارهای دستی( Job ) ،
– اجرا کردن سفارش کارها / شارژ مواد /منابع و نیروی کار واقعی Material And Resource transaction ،
– ایجاد Job های غیر استاندارد ،
– پیگیری آخرین وضعیت تولید ،
– تنظیم اولیه و تنظیم مجدد برنامه تولید براساس برنامه های توصیه شده،
– تنظیم برنامه زمانی جهت شروع و توقف سفارش کار،
– ارسال محصولات بصورت اتوماتیک در خاتمه Jobبه انبار،

· سیستم لیست مواد مورد نیازBill of material

برنامه BOM مشخصات ساختار محصول و فرآیند اطلاعات برای تولید را نگهداری و کنترل می کند.
در این سیستم Bill (لیست مواد مورد نیاز ) و Routing ( لیست دستگاهها ، نیروی انسانی و منابع مورد نیاز و مسیر تولید یک آیتم تولیـدی ) و ایـن سیسـتمقلب برنامه ریزی ، زمانبندی و فرآیند محاسبه بهای تمام شده می باشند.

ویژگیهای اصلی BOM عبارتند از:
– تعریف دپارتمانهای تولیدی و تخصیص منابع تولید و نیروی انسانی به آنها
– درخت محصول ( ردیابی محصول تا مواد اولیه)
– مسیر تولید ( لسیت دپارتمانها و منابع جهت تولید یک محصول همراه با زمانبندی تولید ).Routing
– ارتباط با سیستم نگهداری و تعمیرات

· سیستم مدیریت قیمت تمام شده Cost Management

این سیستم قیمت تمام شده محصولات را براساس روش استاندارد یا روش میانگین محاسبه می کند و همچنین مقادیر و اختلافات هر تراکنش را نگهداری کرده و مقادیر فعلی و دائمی را برای هر آیتم جهت بالانس انبار نگهداری می کند.
در زیر ویژگیهای اصلی سیستم قیمت تمام شده بیان شده است:
– روش های محاسبه قیمت براساس استاندارد / میانگین و برپایه فعالیت Standard/Average/ABC.
– توانایی تعریف و نگهداری قیمت آیتم ها توسط عامل قیمت و مجموعه عوامل آن.
– محاسبه مجموع قیمت BOM ( درخت محصول ) توسط انواع قیمت.
– محاسبه قیمت نقل و انتقالات انبار.
– محاسبه قیمت WIP ( کار درجریان ساخت.)
– بها گذاری مجدد برای تغییرات قیمت.
– قیمت گذاری بر روی تراکنش های بین WIP ( کار در جریان ساخت ) با INV ( انبار مواد و محصولات ) و ارسال اختلاف به دفاتر کل.
· سیستم مدیریت کیفیت Quality Management این سیستم یک برنامه مدیریت کیفیت جامع برای پشتیبانی از تولیـد کننـدگان جهـت پیگیـری مـدیریت جـامع کیفیـت( TQM ) ، عیـوب صـفر( Zero defects ) ، بهبود مداوم عملیات ( CPI ) و گواهینامه ISO 9000 می باشد.
این سیستم برای پشتیبانی از مجموعه های مختلف داده ها که مورد نیاز سیستم های تولید می باشند طراحی شده. و نیز اطلاعات بحرانی کیفی را در سرتاسر سازمان مدیریت می کند .
قابلیت های این سیستم به شرح زیر است :
– ایجاد استانداردهای کیفی برای تولیدات و تعمیرات در سرتاسر کارخانه.
– تشخیص و پیگیری کردن فاکتورهای عملیاتی که در کیفیت تولید اثر بخش هستند.
– گردآوری اطلاعات راجع به عیوب تولید ، علل آنها و حالات مرتبط به آنها.
– ایجاد اطمینان برای در دسترس بودن دستورالعمل های بازرسی و تست جهت اختصاص دادن مراحل در سرتاسر چرخه تامین مواد برای یک محصول معین.
– ایجاد اطمینان برای انجام شدن تست های مناسب در زمان صحیح و مستند سازی همه نتایج تست.
– اعلام اخطار به اپراتور مورد نظر وقتی تولیدات مطابق با استاندارد نباشند.
– ایجاد گزارشات انعطاف پذیر بر روی تمامی حالات مدیریت کیفیت.

Human Recourse سیستم پرسنلی ·

این سیستم مدیریت پرسنل سازمان را از ابتدای ورود تا قطع کامل ارتباط فرد با سازمان را عهدار می شود از جمله امکانات این سیستم می توان موارد زیر را برشمرد :

– مدیریت تمام سیکل های استخدام
– ساختن مدلهای سازمانی که با اهداف و استراتژی های حال وآینده تجارت هماهنگ باشد.
– مدیریت پست های سازمانی بر اساس قابلیت ها /مهارت ها/شایستگی ها و تجارب شغلی و سازمانی
– مدیریت کارراهه های شغلی بر اساس تعریف شایستگی ها /ارزیابی ها / برازندگی ها / رتبه بندیهای گرافیگی و برنامه ریزی های جابجای مشاغل
– مدیریت مزایا و فوق العاده های جنبی سازمان
– امکان پیگیری اطلاعات و احکام پرسنل متناسب با تاریخ
– استفاده از صفحات گسترده برای انتقال جزئیات پرداخت ها و کسورات برای استفاده های لازم .
– امکان ایجاد گزارشات و مدیریت هرگونه اطلاعات لازم در سطح گسترده

· سیستم حقوق و دستمزد Payroll

این سیستم قادر است حقوق و مزایای کلیه پرسنل سازمان را مدیریت نماید از جمله امکانات این سیستم می توان موارد زیر را برشمرد:

– مدیریت یک یا چندین حقوق تعریف شده بصورت پریودهای تعریف شده
– امکان اجرا و کنترل حقوق بصورت فردی / گروههای خاص و کلی
– امکان اجرای حقوق براساس آیتم های حقوقی خاص و یا کلی
– اجرای معوقه های حقوقی پرسنل
– امکان تعریف نامحدود ایتم های حقوقی شامل پرداختی / کسوری و اطلاعاتی
– امکان تصحیح و بار گذاری اطلاعات حقوقی بصورت جمعی
– امکان ایجاد گزارشات لازم در سطح گسترده
– مدیریت هزینه ها در تمام سطوح سازمان

enterprise Asset Management سیستم تعمیر و نگهداری ·

این ماژول به نام مدیریت منابع(تجهیزات) سازمان یا ( enterprise Asset Management ( eAM می باشد کـه قـادر اسـت بـا مـدیریت سـفارش کارهـایتعمیراتی/ هزینه های مربوطه / استفاده بهینه از تجهیزات و نیروی کار با تخصصهای متفاوت / مواد و مصالح مورد نیاز تعمیر و نگهداری و با برنامه ریزی و زمانبنـدیمناسب کارائی و در دسترس بودن موارد فوق را حداکثر کرده و راندمان سازمان را افزایش دهد .
در زیر ویژگیهای اصلی سیستم EAM بیان شده است :
– تعریف تجهیزات و مشخصات مربوطه شامل گروه بندی / محل استقرار فیزیکی / دسته بندی /مالکیت /مرکزهزینه و ایجاد ارتباط پدر فرزندی بین تجهیزات
– تعریف دپارتمانهای تعمیراتی و تحصص های مربوطه Department and Resource
– تعریف فعالیت های تعمیراتی و جزئیات آن شامل مراحل کاری / تخصص ها مواد و ماشین آلات مورد نیاز Asset activity / Maintenance BOM/
Maintenance Routing
– تعریف پریودهای تعمیراتی و انتساب آن به تجهیزات Preventive Maintenance
– صدور درخواست کار تعمیراتی بصورت دستی یا خودکار Work Request
– ایجاد سفارش کارهای دستی /اتوماتیک Work order
– اجرایی کردن سفارش کارها و شارژ مواد و قطعات و نیروی کار واقعی Work order transaction
– مشاهد هزینه های تخمینی و واقعی تعمیرات انجام شده Work order cost
– مشاهده ساختار درختی تجهیزات و هزینه های مربوطه در دوره های دلخواه و تغییر ساختار درختی
– مشاهده درخواست یا سفارش کارهای تعمیراتی مربوط به تجهیزات خاص

· ERPمجموعه سیستمی است برگرفته از استانداردها و تجربیات موفق (Best Practice)
که برای کمک به بهبود انجام فرآیندهای سازمان شامل: فعالیتهای مالی، تولیدی، بازرگانی و پشتیبانی بکار گرفته میشود.
در ادامه چند نمونه از استاندارهای فرآیندی ERP آورده شده است .

قسمتی از نیازهای اطلاعاتی جهت پیاده سازی سیستم تولید:

انتخاب روش تولید،
روش تولید با فرآیند گسسته Discrete Manufacturing / مانند شرکت های مونتاژخودرو روش تولید با فرآیند پیوسته / Process Manufacturing، مانند شرکت های داروسازی

مشخص کردن بخش های تولیدی ( Department)
مشخص کردن انبارهای بخشی و بین بخشی ( Sub Inventory)
مشخص کردن و دسته بندی مواد شامل : مواد خام Row material / مواد میانی Intermediate / محصولات جانبی By Product / محصولات نهایی
Finish Product
مشخص کردن مواد ورودی به ازای واحد تولید مشخص ( Bill Of Material) مشخص کردن ماشین آلات در گیر با تولید( Resource ) مشخص کردن نیروی انسانی مربوط به ماشین آلات(Person )
مشخص کردن هزینه های بالاسری هر ماشین( Over head ) هزینه مدیریتی / انرژی / استهلاک / تعمیرات مشخص کردن زمان کار ماشین به ازای واحد مشخص تولید( Usage )
مشخص کردن طرح کنترل کیفی برای اقلام ورودی ,وخروجی هر بخش( Quality Plan) مشخص کردن مسیر تولید ( Routing)
مشخص کردن کارهای در جریان بصورت دستور کار( Job)

فرآیند برنامه ریزی تولید بر اساس ERP

قسمتی از نیازهای اطلاعاتی جهت پیاده سازی سیستم خرید و انبار :

شناسایی اقلام Item ها
تعریف طبقه بندی اقلام Category / Subcategory کد گذاری کلیه اقلام شامل قطعات / مواد اولیه / محصولات میانی / محصولات نهایی صفات ( attribute ) مربوط به هر قلم کالا حدود ۱۶۰ صفت
تعریف انبار ها و موقعیت های انباری شامل انبار واردات / انبارهای اصلی / انبارهای فرعی و انبارک ها انتساب کدهای مالی بودجه و هزینه به اقلام و انبارها تعریف سلسله مراتب تاییدات
تعریف سطوح تایید قیمت ها Approval Group تعریف فروشندگان و اطلاعات مربوطه Supplier ها تعریف کارپردازان Buyer ها

قسمتی از نیازهای اطلاعاتی جهت پیاده سازی سیستم نگهداری وتعمیرات:

شناسایی تجهیزات Asset کد تجهیزات(Asset number) سلسله مراتب تجهیزات(Asset hierarchy)
گروه تجهیزات(Asset group) صفات ( attribute ) مربوط به هر گروه ناحیه (موقعیت های فیزیکی( ) Area) مالک تجهیزات( Owning) دسته بندی تجهیزات( Category )
تعریف فعالیت تعمیراتی روی تجهیز( Asset Activity) عملیات اصلی فعالیت ( operation )
(department )مجری کار
لیست مواد مصرفی و قطعات جهت انجام کار ( BOM) لیست ماشین آلات و نیروی انسانی لازم جهت انجام کار( Resource) ارتباط Activity ها با Asset ها
تعریف تعمیرات پیش گیری کننده( Preventive Maintenance) شناخت تجهیزات قابل بازسازی(Rebuildable)

نکات کلیدی ،چالش ها و موانع دسترسی به اهداف ERP

راهبری پروژه
مدیریت یکپارچه به منظور راهبری پروژه ERP در سازمان ( ایجاد کمیته راهبری ) از جمله نکات کلیدی در رسیدن بـه اهـداف پـروژه مـی باشـد ، تغییـر سـاختارسازمانی و انطباق سازمان با فرآیندهای جدید که با ادغام سازمان یا گسترش سازمان، تغییر شرح شغل ها و تغییر دسـتورالعمل هـای کـاری از اهـم وظـایف کمیتـهراهبری خواهد بود در صورتیکه کمیته راهبری نتواند در زمان مورد نظر تصمیمات کلیدی در جهت اهداف ERP را اخذ کند ریسک های پروژه راافزایش خواهد داد.

پیمانکار و مشاور
انتخاب پیمانکار و مشاورمجرب و توانمند که دارای سه ویژگی زیر باشد – داشتن شناخت کامل از فعالیت سازمان مورد نظر،
– آگاهی کامل ازقابلیت ها ی سیستم ERP،
– توانمندی تطبیق فرآیندهای جاری سازمان با فرآیندهای استاندارد سیستم ERP ،

افراط و تفریط
نگاه واقع بینانه به توانمندی هاو اهداف برپایی ERPمی تواند از سقوط در وادی افراط و یا تفریط جلوگیری کند .
برپایی ERP بصورت انفجاری / مرحله ای و یا ترکیبی ، انتخاب تعداد ماژول های ERP بصورت هم زمان ،
حذف همه سیستم های جزیره ای مکانیزه یا غیر مکانیزه و انتقال تمامی آنها به ERP ،
از نکات قابل تأمل در پیاده سازی ERP خواهد بود .

هاPower User
انتخاب افراد کلیدی Power Userهادرسازمان در مراحل مختلف پیاده سازی و عملیاتی نمودن سیستمها میتواند از نقاط قوت و یا ضعف در اجرای پروژه ERP باشد.این افراد باید خود را مالک و صاحب سیستم ها دانسته و معتقد و ملزم باشند خود و سازمان را در جهت استقرار ERP قرار دهند و تا پایان عملیاتی شدن سیستم ها این افرادتغییر نکنند . این افراد علاوه بر شناخت و تجربه کافی در مورد وضعیت موجود سازمان در حوزه فعالیت خود ،باید با کسب آموزش های لازم شناخت کافی از سیستم ERP نیز پیدا نمایند و در جهت تطبق سازمان و دستورالعمل ها به فرآیندهای ERPتلاش خستگی ناپذیری را برنامه ریزی نمایند.

تجربیات دیگران
استفاده از تجربیات مفید و پویا دیگران می تواندریسک انتخاب ، پیاده سازی و استقرار پروژه را به حداقل رسانیده و هزینه و زمان آن را کاهش دهد در این راستا بازدید و تجزیه و تحلیل کارشناسان منتخب Power User ها از واحدهای مشابه که سیستم اطلاعاتی آن ها ERP مورد نظر می باشد می تواند در جهت دستیابی به اهداف پروژه بسیار مفید باشد.

اطلاعات پایه
جمع آوری و پاک سازی اطلاعات پایه و کلیدیMaster Data) ) به منظور برپایی سیستم ها باید بصورت یکپارچه و تحت نظر یک مدیریت واحد صورت گیرد ،این اطلاعات اساس بر پایی برنامه های کاربردی ERP خواهد بود هر گونه اشتباه یا سهل انگاری در اطلاعات پایه و عدم ارتباط صحیح بین اطلاعات خسارات جبران ناپذیری در مسیر عملیاتی شدن ERP خواهد داشت و همچنین بارگذاری صحیح اطلاعات جمع آوری شده به سیستم ERP از اهمیت خاصی برخوردار می باشد.

آموزش
آموزش صحیح و مداوم کابران اصلی و کاربران نهایی از نکات قابل تامل پیاده سازی سیستم های ERP می باشـد . ایـن آمـوزش هـا بایـد بصـورت دوره ای تکـرار وزمانبندی شود و نیز به منظور پاسخ گویی سریع به نیازها و مشکلات حین انجام کار کاربران باید گروههای پشتیبانی سیستم ERP پاسـخگوی نیازهـای کـاربرانباشند.

ورود داده ها
ورود داده ها در سیستم ERP باید مکانیزه گردد و در صورتیکه داده ها به صورت دستی وارد سیستم ها می شود ، این اطلاعات بایدبه موقع و صحیح وارد گردد و همچنین کنترل مداوم ورودی ها و خروجی های سیستم و تحلیل منشا ء خطا ها و پیگیری مداوم در جهت اصلاح روندهای کاری و اطلاعات ورودی از فعالیت های مداومی است که باید برنامه ریزی گردد.

هزینه های سیستم ERP
هزینه های مستقیم،
لیسانس نرم افزارها ، خریدسرورها ، هزینه پشتیبانی سالیانه از برنامه های ERP به شرکت تولید کننده ERP ، هزینه پیاده سازی و مشاور هزینه های غیر مستقیم،
ایجاد شبکه ارتباطی در کل سازمان ، هزینه های نیروی انسانی درگیر با ERP در زمان پیاده سازی و عملیاتی کردن سیستم ها( Power User ها End User/ ها ) ، هزینه های آموزش وفرهنگ سازی و هزینه بر هم ریختگی سازمانی و فعالیت ها در مدت زمان عملیاتی کردن سیستم ها به عبارتی افت راندمان کار.

برگشت هزینه ها
برگشت هزینه ها بعد از عملیاتی شدن سیستم ERP بصورت های زیر می باشد :
کاهش زمان فعالیت ها در سازمان ،
کنترل سیستمی عملیات بجای کنترل دستی آنها ، شفافیت اطلاعات بدلیل دستیابی اطلاعات از یک مرجع ،
ارائه اطلاعات به موقع و صحیح به مدیران جهت اخذ تصمیمات بهمگام،
شفافیت در موجودی انبارها مواد اولیه و قطعات در نتیجه خرید به موقع و جلوگیری از اتلاف هزینه های انبارداری و….
، کاهش چشمگیر نیروی انسانی ستادی ،
و نیز کاهش استرس و فشارکاری افراد تصمیم گیر در سازمان ،